Debido a los avances en tecnología, la evolución de las sociedades y las demandas que surgen, muchos acuerdos han pasado a realizarse de manera telemática. Así, la firma digital de contratos se antoja necesaria para validar cualquier documento legal. Y, para que se realice con todas las garantías posibles, se requiere de unas condiciones que vamos a ver en este artículo.

Firmas digitales válidas

La firma digital es aquella que sirve para rubricar un documento de manera electrónica y que, además, cumple todos los requisitos de legalidad y seguridad. Estos son:

• Autenticación
• Integridad
• Confidencialidad
• No repudio

Las posibilidades de las firmas electrónicas vienen definidas por el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, donde se dictan las que incluso servirían como prueba ante cualquier proceso jurídico. Es decir, se definen las firmas digitales, perfectamente legales para validar todo tipo de contratos y documentos, como por ejemplo:

• Contrato de compraventa
• Facturas
• Constitución de sociedades
• Operaciones bancarias
• RGDP (Reglamento Europeo de Protección de Datos)
• Contrato de trabajo
• Otros documentos de recursos humanos
• Pólizas

Procedimiento para la firma digital de contratos

El proceso para realizar la firma digital es sencillo, rápido y cómodo, por lo que abre una gran cantidad de posibilidades para cerrar toda operación. Para ello, la empresa, organismo o cualquier particular que desee recibir de vuelta un documento firmado deberá hacer uso de un software de firma digital.

El emisor, por ese medio, enviará el contrato para la firma digital. El receptor, es decir, quien debe firmar el documento, tendrá posibilidad de leerlo y validarlo con el tipo de firma digital exigido por el emisor:

• Firma digital manuscrita
• Firma con certificado electrónico
• Firma OTP
• Firma con enlace
• Firma con App móvil

El emisor recibirá así el contrato firmado, y podrá guardarlo y/o imprimirlo. Incluso algunos sistemas facilitan un gestor documental para almacenar y organizar todos esos archivos.

El proceso es instantáneo con cualquiera de los métodos, y se asegurará que las personas firmantes son las indicadas (autenticación), que el contrato no ha sido modificado en los trayectos (integridad), la información no es accesible a usuarios no deseados (confidencialidad), y el registro de cualquier envío o firma (no repudio).

Herramientas para la firma digital de contratos

Para enviar documentos para la firma digital es necesario un software que proporcione el servicio. Éste puede encontrarse con sistemas online o mediante la integración de firma digital dentro de otras herramientas de gestión.

Y te preguntarás por la app móvil de firma digital que se citaba anteriormente. Pues bien, existen otros métodos para la firma digital, como utilizar una aplicación instalada en una tablet a disposición de clientes o similares. Pero esto evidentemente requiere de una presencialidad no necesaria en el envío de documentos.

Entonces, ¿dónde conseguir la firma digital para validad contratos?

Entre los diferentes softwares de firma digital podemos encontrar Firma Documentos. Con nuestro sistema es posible enviar documentos para la firma digital, así como disponer de la aplicación e incluso la posibilidad de realizar integraciones a medida en otras herramientas de gestión.