Años atrás, la transformación digital era un importante plus para crecer. Ahora, manejar esas herramientas digitales para empresas es, en buena parte de los casos, un mínimo para su supervivencia. Por suerte, en sencillo controlar las imprescindibles, y rápidamente se aprecian los resultados en los procesos diarios. Tanto en pymes, como en grandes empresas, se debe contar con unos instrumentos básicos que pasaremos a comentar.
Las herramientas digitales para empresas imprescindibles en el día a día
Gestor de tareas
Son herramientas que sirven para anotar, planificar y distribuir cometidos dentro de un equipo o empresa. Permiten controlar en todo momento cuáles son las tareas a realizar y las ya completadas, de manera que el empleado siempre sabrá qué debe hacer en cada momento, y cuál es el plazo para la realización de ese trabajo. Entre las más importantes destacan Trello y Asana.
Almacenamiento en la nube
Este instrumento hace posible acceder a archivos desde cualquier lugar y dispositivo. Las opciones son tanto de compartir archivos como de consultar y modificar los ya compartidos anteriormente. Dropbox y Google Drive son de los sistemas de almacenamiento en la nube más conocidos.
Transmisor de archivos
Si no es necesario un aparato físico para organizar archivos de manera colectiva, tampoco lo es para enviarlos. En este caso hablaríamos de archivo de gran tamaño, el cual es difícil almacenarlos en soluciones cloud. Además, los envíos se realizan de una manera más directa, generalmente a través de un enlace vía correo electrónico. Sin duda, aquí podríamos destacar WeTransfer.
Firma digital
La firma digital permite la firma de documentos online, en la distancia. Es muy útil en diferentes departamentos de la empresa, ya que permite conseguir el documento necesario firmado en unos segundos. Y, en definitiva, acelera en gran medida muchos procesos de la empresa. Además, la firma digital avanzada tiene las mismas o mayores garantías de seguridad y jurídicas que la firma manuscrita. Firma Documentos es una de las empresas que ofrece la firma digital.
Canal de comunicación
Tanto si hablamos de trabajo presencial, como de teletrabajo, es imprescindible un buen sistema de comunicación. Y, más allá de reuniones, es necesaria una herramienta para hablar sin molestar continuamente al resto de compañeros del lugar. Por eso, existen diferentes softwares optimizados para la comunicación interna en una empresa.
Además, para la comunicación en teletrabajo o para compañías con distintos centros de trabajo, también será importante una herramienta digital en la empresa que permita realizar videollamadas. Entre las herramientas de comunicación para empresas destacan algunas como Slack, Microsoft Teams o Skype.
Ventajas de las herramientas digitales para empresas
La implementación de herramientas digitales en la empresa supone una mejora en la productividad. Supone un ahorro en recursos y agiliza los trámites. Mientras, se favorece el respeto al medio ambiente. Dividiremos, de la siguiente forma, estas ventajas de la transformación digital de las empresas:
Ahorro de materiales
Al utilizar sistemas digitales, no será necesario el gasto en papel. Tampoco la inversión en gran cantidad de hardware. Por el contrario, la digitalización permite controlar diferentes aplicaciones y sistemas desde un mismo dispositivo.
Mayor rapidez en procesos
Las nuevas tecnologías permiten una inmediatez que no siempre proporciona el mundo offline. Además permite la realización de gestiones y tareas sin la necesidad de la presencialidad.
Facilidad de almacenaje y organización
Los softwares digitales suelen ir equipados con buenos sistemas de gestión documental. Con ello es sencillo encontrar elementos. Además no habrá necesidad de utilizar el espacio físico de algún habitáculo.
Responsabilidad social corporativa
Los recursos ahorrados implican la menor explotación de los recursos naturales, frenando así la contaminación del medio ambiente. Y, en este apartado, tiene una gran importancia la limitación de los transportes.
