En la continua y casi inevitable digitalización de las empresas, el uso de la Intranet en empleados se ha vuelto un imprescindible. Se debe, principalmente, a que facilita el compartir archivos de una manera más segura que con Internet o, incluso, con Extranet. Sin duda, Intranet para las empresas es un sistema idóneo.
¿Qué es Intranet?
Intranet es un sistema de red privado, a través del cual se pueden compartir datos entre los servidores conectados. Dicho de otra manera, es una red que únicamente funciona dentro de una organización, en este caso una empresa.
La red podría basarse en redes de área local conectadas, más conocidas como Local Area Networks o LAN), o en redes de área amplia, es decir, Wide Area Networks, WAN).
La gestión de Intranet para empleados
Para acceder a esta red, cada usuario (empleado) tienen unas credenciales y unos permisos concedidos por un administrador. De esta manera podrá acceder, añadir, eliminar y/o modificar ciertos datos, archivos e informaciones.
Es habitual organizar Intranet para empleados según departamentos. Así, en definitiva, es más sencillo mantener un orden de los archivos. Además de la privacidad y seguridad de los mismos.
Usos de Intranet con empleados
Es posible aprovechar la Intranet de múltiples modos. Estos pueden dividirse de la siguiente manera:
Compartir archivos
En muchas ocasiones, diferentes empleados trabajan sobre el mismo archivo. Gracias a la Intranet, es posible que siempre se realicen las tareas sobre ese mismo elemento. Este aspecto es interesante incluso cuando no se trabaje sobre él, sino que simplemente sea objeto de consulta.
Información corporativa
Intranet puede ser una herramienta que sirva para comunicar las actualizaciones empresariales que sean relevantes para los empleados
Acceso a recursos
Para diferentes proyectos, es habitual la necesidad de tener ciertos elementos informativos, audiovisuales, o de cualquier tipo. Todos los que pueden ser utilizados por los diferentes departamentos de la empresa
Ventajas de Intranet para empresas
El uso de Intranet en los empleados no sólo abre posibilidades en los flujos de trabajo, sino que proporciona una serie de garantías muy importantes para la compañía.
Seguridad
Una red de Intranet bien montada sólo concederá el acceso a las personas indicadas. A cada empleado a los archivos permitidos y, por supuesto no autorizará la entrada de intrusos indeseados y peligrosos.
Teletrabajo y movilidad
Es posible configurar los equipos, incluso lejos del centro de trabajado, para tener acceso a la Intranet de empleados. De esta manera, los documentos y la información estará accesible en todo momento, independientemente de si se comparte centro de trabajo, de si existen varios o si, por el contrario, es protagonista el teletrabajo.
Organización
Por un lado, Intranet puede servir a modo de gestor documental, lo que implicará un orden en la gran cantidad de archivos que se pueden generar en una empresa. Pero además, así evitar la existencia de duplicidad de archivos y la posible aparición de proyectos con documentos desiguales que creen confusión y un inútil sobreesfuerzo.
En definitiva, Intranet para la empresa es otra herramienta más para la transformación digital de las empresas. Como los sistemas de almacenamientos cloud, una app de firma digital o un gestor CRM.
