Los avances tecnológicos y los cambios en los modelos de negocio, y en la sociedad, crean nuevas necesidades. Enviar documentos para su firma digital es una de ellas. Y, para satisfacer este tipo de demandas, en el mundo empresarial existe un proceso de cambio llamado transformación digital. Vamos a ver un punto donde evolucionar en esta tendencia.
La firma digital y sus beneficios
Dentro de ese proceso de digitalización en las empresas, la firma digital es una herramienta muy importante. Ésta da la posibilidad de enviar documentos para ser firmados en la distancia. Una práctica que, además de ser cómoda, incluso presenta más garantías que la tradicional firma a papel y boli. Las ventajas de la firma digital pueden resumirse en:
– Rapidez: la firma puede realizarse de manera inmediata, pudiéndose cerrar operaciones en segundos.
– Flexibilidad: la rapidez es indiferente del lugar en el que se encuentren el solicitante de la firma y el firmador, ya que se podrá hacer de manera telemática.
– Seguridad: existe la certeza de que al documento sólo han accedido usuarios con permisos, y de que ha sido firmado por las personas indicadas. Además, su integridad está registrada con el documento de trazabilidad.
– Ahorro: la firma digital reduce gastos en papel y en todo el material de oficina. Para su uso, basta con dispositivos informáticos disponibles en cualquier oficina para otras tareas.
– Sostenibilidad: la eliminación de papel y de envíos físicos repercutirá positivamente en el medio ambiente. Más si se consigue llegar a ser una oficina sin papeles.
¿Cuándo es necesario enviar documentos para firma digital?
En el mundo de la empresa, de las instituciones, y de diferentes organizaciones, son muy numerosas las gestiones que requieren de firma, con agentes internos y externos. Sus posibilidades son prácticamente infinitas, pero algunas de ellas son las siguientes:
- Cierre de ventas
- Gestiones con proveedores
- Acuerdos comerciales
- Contratos de trabajo
- Firma de RGPD
- Operaciones bancarias
- Acuerdos de confidencialidad
Cómo enviar documentos para su firma digital
Para conseguir la firma a distancia de un documento será necesario un software de firma digital. Éste va a permitir el envío del documento, ofrecer el método de firma a la persona indicada, y asegurar las garantías de todo el proceso. Uno de estos softwares es Firma Documentos. En él, los pasos a seguir serían los siguientes:
– Elegir cómo enviar el documento para su firma digital: es posible hacerlo por correo electrónico, por sms o mediante un enlace.
– Escoger el tipo de firma deseada: puede ser firma manuscrita, firma simple, firma OTP o firma con certificado electrónico. Dependerá de la forma más cómoda deseada y de la seguridad que se la quiera otorgar.
– Elegir destinatario o destinatarios: hay que agregar los datos correspondientes al receptor y, por supuesto, el correo electrónico o número de teléfono correspondiente al que enviar el documento y solicitar la firma.
– Subir el documento deseado: al final, el motivo del envío es la firma de una información, que será la que firme el receptor si está conforme.
– Enviar: cuando esté todo listo, sólo queda confirmar el envío con el documento y todos los requerimientos y facilidades para el destinatario, y esperar a que lo firme.
– Recepción y almacenaje: tras ser firmado, el documento volverá de manera instantánea, pudiendo ser almacenado y utilizado para completar cualquier proceso con todas las garantías legales.
Este puede ser el resumen del proceso de firma digital, desde el envío hasta el almacenamiento del documento ya firmado. Pero las posibilidades son más amplias. Incluso hay posibilidad de contar con una aplicación de firma digital, la cual puede ser especialmente útil para agilizar procesos in situ en local.
Con Firma Documentos, además, es posible enviar documentos para firmar gratis con una prueba de cinco envíos.
