La firma electrónica se ha convertido en una herramienta más que útil para las empresas. Su uso es posible a través de diferentes vías como, por ejemplo el correo electrónico. Vamos a ver cómo enviar la firma digital por email y cuáles son las ventajas de hacerlo.
El proceso de envío de la firma digital por email
Para que exista la firma digital, una de las dos partes involucradas debe poseer un sistema que lo permita su tratamiento. Dentro del mundo empresarial, conviene que las empresas dispongan de este servicio, para así asegurar que la gestión pueda hacerse de esta manera telemática. En envío de la firma digital por email seguiría los siguientes pasos:
– Creación del documento: podemos estar ante cualquier archivo como Word o PDF, donde irá toda la información que sea necesaria firmar.
– Uso de un software de firma digital: servirá para poder escoger ese documento, el lugar donde colocar la firma, y el método para realizarla.
– Envío por correo electrónico: hay que añadir los datos del destinatario, aquel particular o entidad que necesita revisar un documento y hacer la firma. Y, por supuesto, confirmar la dirección de correo a la que debe ser enviado.
– Recepción y firma: el destinatario recibe un enlace vía email. A través de él podrá ver el documento que deba firmar y hacerlo.
– Archivado del documento: tras recibir de vuelta ese envío de la firma digital por email, el documento ya firmado podrá ser almacenado en un gestor documental.
Ventajas de la firma digital por email
Este proceso supone que muchas operaciones administrativas y comerciales puedan cerrarse, sin desvanecerse en el tiempo. Es así debido a:
– Sencillez: para ambas partes el proceso es sencillo. Quien demanda la firma, lo hace con un sistema de firma digital, como Firma Documentos, que es intuitivo y fácil de usar. Y, quien debe firmar, sólo debe seguir unas breves instrucciones para completar el proceso en pocos pasos.
– Instantaneidad: será posible enviar el documento, recibirlo y firmarlo, y tenerlo de vuelta, tan rápido como las partes deseen. Sin necesidad de emplear tiempo en desplazamientos.
– Accesibilidad: no es requisita una presencialidad para poder firmar documentos. Pero no sólo servirá para operar, sino que será posible revisar la información en todo momento.
– Seguridad: la firma digital está respaldada por la Unión Europea, y debe garantizar los principios de autenticidad, integridad, confidencialidad y no repudio. Además, el documento de trazabilidad registrará detalladamente cada proceso de cambio en el documento.
En definitiva, la firma digital por email es una práctica que, como veis, tiene grandes ventajas y un uso muy sencillo. Y sería otro paso más en la transformación digital de las empresas. Un cambio al que conviene adelantarse para no quedar relegado.
