Los beneficios probados de integrar herramientas digitales han provocado que la transformación digital sea un objetivo importante. Así, muchos emprendedores se realizan la pregunta de “cómo digitalizar mi empresa”. La cuestión tiene respuesta y, como vamos a detallar, basta con analizar las necesidades, elegir herramientas, implementarlas correctamente y saber evaluar resultados.
¿Qué es digitalizar una empresa?
Digitalizar una empresa es un proceso en el que una empresa pasa a integrar herramientas y sistemas de tecnología digital, dejando a atrás otros modelos analógicos que anteriormente eran solución en diferentes procesos.
Esta digitalización puede aplicarse tanto con los clientes como en procedimientos internos. Y es un proceso posible para todas las empresas, incluidas las pequeñas empresas y cualquier pyme.
Pasos para digitalizar mi empresa
Cada día existen más facilidades para digitalizar una empresa. Continuamente se desarrollan nuevas soluciones, llegando a cubrir infinitas demandas de las empresas. Conocer esas necesidades del negocio será clave para una óptima transformación digital. Los pasos podrían resumirse así:
1. Plantear objetivos
El tipo de empresa, su naturaleza, la actividad a desarrollar, el tamaño y muchos más aspectos, determinarán cuáles son las necesidades a cubrir y lo que se pretende lograr con la digitalización. En función de ello, sabremos qué departamentos, procesos o tarea conviene transformar: necesidades de gestión, de firma, de organización, de control, y un infinito etcétera. Y, tras reconocer esa carencia, hay que determinar qué resultados se esperan con la digitalización.
2. Elegir herramientas
Una vez identificada la necesidad y los objetivos a cumplir, hay que escoger el software indicado para resolver esa demanda. En algunas ocasiones, el abanico de empresas que ofrecen un servicio concreto será amplio y habrá que valorar la diferenciación de cada una. Y, en definitiva, la que mejor se amolda a nuestra empresa.
3. Implantación en los procesos
Tras conseguir esas herramientas, es el momento de comenzar a trabajar con ellas, dejando atrás los procesos analógicos en la empresa. Y, en caso de ser necesario, explicar a los empleados cómo trabajar con ese o esos sistemas digitales elegidos. El flujo de trabajo va a cambiar y conviene asimilarlo a la perfección.
4. Medición de resultados
Por último, hay que conocer cómo ha repercutido la implantación de esos sistemas digitales en las métricas de la empresa. En la gran mayoría de los casos, se verá un crecimiento, pero es necesario cuantificarlo. Podrá hacerse de manera externa al sistema o con las opciones que facilitan estos softwares.
Qué implica digitalizar una empresa
Los beneficios de digitalizar una empresa son numerosos, llegando a favorecer la viabilidad de las empresas, la comodidad de todos los implicados y la responsabilidad social corporativa. Puede resumirse así:
- Productividad: estas herramientas posibilitan una gestión eficiente de diferentes tareas, elevando la capacidad de la empresa y de cada empleado.
- Reducción de costes: la digitalización implica la eliminación de gastos, como los referentes a transportes o material. Por ello, más allá de preguntarse cuánto cuesta digitalizar una empresa, conviene valorar el resultado final.
- Sostenibilidad: acabamos de citar la reducción del gasto en transporte y material, y eso repercute directamente en beneficio de la conservación del medio ambiente. Incluso servirá para conseguir una oficina sin papel.
- Flexibilidad: es posible interactuar con personal interno, externo, clientes o colaboradores desde cualquier lugar, sin necesidad de una presencialidad. Y esto, sin duda, agilizar muchos procesos.
Ahora que ya hemos visto cómo digitalizar una empresa, es el turno de valorar las necesidades de cada negocio y escoger las herramientas digitales más indicadas para ellos.
