Actualmente existen múltiples opciones de firma digital, alternativas que agilizan las tareas administrativas en gran medida, además de suponer un ahorro económico considerable. Disponer de los documentos firmados necesarios para la tramitación de todo tipo de gestiones, es una tarea que muchas empresas siguen realizando de un modo tradicional, obviando otros métodos más efectivos. Métodos donde no es necesario disponer del documento físico, que sea firmado por la persona correspondiente de manera presencial, escanearlo, enviarlo por mensajería si es necesario, almacenarlo en archivadores, etc. Puede ser más inteligente saber cómo firmar digitalmente un documento.
Sistema de firma digital
Disponer de un sistema de firma digital es una apuesta moderna y eficiente, que no solo ayudará a economizar labores administrativas y gastos, también se asentará como una alternativa de futuro viable. No solo es un medio tecnológico actual, también es un sistema sostenible con el medio ambiente.
Dentro de los numerosos métodos de firma digital que existen, tendremos que considerar la alternativa que más se ajuste a nuestras necesidades administrativas, te presentamos algunas de las más extendidas:
Acrobat Reader
Para comenzar, os vamos a hablar de una herramienta extendida… Adobe Acrobat Reader, el cual no sólo nos permite abrir PDF, también tendremos la posibilidad de editar el documento, incluyendo una firma.
Una vez abramos el archivo PDF, accedemos al menú “rellenar y firmar”, desde aquí tendremos diferentes posibilidades:
- Escribir mi firma.
- Utilizar una cámara web: una novedad que nos trae Adobe Acrobat, que previsualiza la firma capturando la imagen. Debemos disponer de una cámara web en el equipo.
- Dibujar la firma.
- Utilizar una imagen.
- Utilizar un certificado.
Un método sin duda muy cómodo, si tenemos ciertos conocimientos informáticos… ¿pero qué ocurre si queremos enviar un documento a otra persona para que lo firme?
Microsoft Office
Otra herramienta extendida en cualquier empresa… quien no cuenta en sus equipos con Microsoft Office. Esta herramienta nos permite firmar documentos Excel y Word. En este caso, las opciones que tenemos serán menos prácticas, pero supone una solución sencilla cuando queremos aprobar un documento, o incluso indicar a otra persona dónde lo tiene que firmar.
El funcionamiento es sencillo, debemos acceder al menú superior “insertar”, y en las opciones de texto seleccionaremos “línea de firma”. En este caso nos ocurre algo similar a la opción anterior… ¿Y si queremos enviar el documento a otro usuario? ¿Tiene que abrirlo desde un ordenador? ¿Sabrá ejecutar la firma digital desde Word o Excel?
AutoFirma
Herramienta creada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que permite firmar documentos. Esta herramienta se utiliza en entornos de escritorio, instalando un programa en el equipo, y permite firmar documentos de manera sencilla.
Debemos configurar previamente la aplicación, para generar el formato de firma XAdES en archivos PDF, Office, XML, OpenOffice, y FacturaE para Facturas electrónicas. Una vez configurado el programa, podremos firmar documentos fácilmente desde el programa.
Una alternativa sencilla con la que dispondremos de la posibilidad de firmar un documento fácilmente… pero qué ocurre si lo que pretendemos es enviar múltiples documentos, o necesitamos enviar y recibir un documento firmado en el momento. Además, la nueva ley de protección de datos RGPD, no permite el intercambio de documentación con datos privados a través del correo electrónico, siendo únicamente posible a través de un sistema específico que garantice dicha transacción de manera segura.
Firma Documentos, envía un documento al móvil de la persona que quieras
Sistema multidispositivo de firma, con el que el envío y recepción de documentos se puede gestionar fácilmente y al instante. Su uso es muy sencillo… una vez nos registremos en uno de los planes, tendremos la posibilidad de enviar un documento al teléfono móvil de la persona que escojamos.
Enviar el documento es sencillo y fácil para cualquier usuario:
- Seleccionamos el teléfono del destinatario, escogemos el documento PDF para firmar, enviamos… y el usuario recibe al instante el documento.
- Desde su teléfono móvil, el receptor podrá visualizar el documento, descargar el documento, rechazar el documento si hubiese un error… y finalmente, firmar el documento.
- Una vez firmado, tendremos el documento disponible al instante en la bandeja de entrada de nuestro sistema, ¡así de fácil!
Este sistema de firma de documentos es ideal para empresas o usuarios que necesiten gestionar múltiples documentos firmados, además, agiliza las labores administrativas y supone un importante ahorro de tiempo y papel.
