Es posible validar facturas a distancia. Para ello hay que saber cómo firmar una factura electrónica. Una acción más que contribuirá en la digitalización de las empresas, y que supondrá diferentes ventajas para éstas, como la inmediatez, la seguridad y la agilización de procesos.
La factura electrónica
Una factura electrónica es un documento tributario y comprobante de transacción comercial donde vienen recogidos todos los datos del mismo, y con la característica, respecto a la tradicional, de ser emitida por medios digitales. Esos datos serían nombres, direcciones y número de identificación fiscal de los participantes, así como los bienes o servicios protagonistas del acuerdo, precios, impuestos y otros elementos relevantes.
La emisión de una factura electrónica es obligatoria con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece. Lo es desde el inicio de 2023 para empresas con más de 8 millones de facturación, y para 2025 para el resto. Con la norma se pretende impulsar el crecimiento empresarial, basándose en el Plan de Recuperación, Transformación y Resilencia.
Cómo firmar una factura electrónica
Para firmar una factura electrónica, generalmente se utilizará una firma digital que garantiza la autenticidad, legibilidad, integridad y no repudio del documento correspondiente. Y el proceso sería el siguiente
1. Disponer de identificador
En algunos casos podría ser necesario tener un documento digital asociado a la persona o identidad. Así, por ejemplo, será posible firmar facturas con certificado digital. Pero pueden existir otros métodos como la firma OTP o la firma manuscrita en pantalla.
2. Tener la factura electrónica
Es posible generarla a través de un escaneado o creando un formato estructurado a través de software. En cualquier caso deberá existir un método de trazabilidad, que podría ser un código QR. Este documento, lógicamente, sólo debe ser creado por una de las partes.
3. Utilizar software de firma digital
Una vez dispongamos del documento, podrá ser enviado por si se dispone de un software así, o firmarlo directamente aunque no sea enviado por esa vía si ya se cuenta con un programa para firmar facturas electrónicas o cualquier tipo de documento.
4. Realizar la firma digital
Si disponemos de un identificador y un medio disponible para situar la firma, sólo quedará plasmarlo en el documento si estamos conformes.
5. Almacenar archivo
Algunos de esos sistemas de firma digital cuentan también con un gestor documental que permite organizar todos los archivos digitalmente, de manera segura y organizada.
Uno de esos softwares que servirá para realizar y solicitar la firma digital es Firma Documentos. Con él también será posible acceder a un gestor documental. Y, además, ofrece diferentes opciones como la aplicación de firma digital, la firma simple para trámites de menor importancia o la multifirma. Todo, con la seguridad del documento de trazabilidad.
