Si hablamos de whatsapp, más que de una simple app móvil, hablamos de un medio de comunicación que se ha extendido en los últimos 10 años como la pólvora. Ya sea para uso personal o profesional, hoy en día lo utiliza todo el mundo para todo, enviar videos, chatear, hacer video llamadas, notas de voz, etc.

No era de extrañar que su uso profesional se extendiese por todos los sectores, y es que las facilidades que nos ofrece a la hora de trabajar, como hacer una imagen y compartirla en el momento, realizar una video llamada desde cualquier sitio, enviar una nota de voz, o incluso compartir documentos, pero… ¿es legal enviar documentos por whatsapp?

¿Es legal utilizar whatsapp para enviar documentos?

Su uso profesional está permitido, pero tanto con clientes como con trabajadores o colaboradores de una empresa, debemos tener siempre el consentimiento expreso de los mismos para poder utilizarla, así como garantizar la seguridad del uso de estos datos en internet. Tienen que firmar un documento, donde se recojan los usos y detalles de los datos manejados en los documentos, que, de manera inequívoca, el cliente o trabajador de su consentimiento de manera inequívoca.

Utilizar whatsapp con fines comerciales

Si vamos a utilizar este medio para usos comerciales, debemos prestar mucha atención a todo el proceso que establezcamos con el cliente, y estar muy seguros de que cumplamos todos los requisitos de la RGPD.

Debemos cumplir los requisitos recogidos en el artículo 22 de la LSSI, que requiere que para el uso de este tipo de canales donde manejemos información de clientes, debemos disponer de “una acción clara afirmativa, informativa, libre e inequívoca de que si quiere recibir publicidad” o comunicaciones comerciales.

Debemos disponer de un documento con:

• Consentimiento expreso.
• Consentimiento antes de enviar comunicados.
• Consentimiento para el envío de información.

Confidencialidad de documentos tratados en WhatsApp

Como medidas para su uso dentro de una empresa, debemos controlar por completo el uso del medio por parte del personal encargado responsable de la empresa, debe ser un número propio interno de la empresa, y estar en un dispositivo con el control del personal encargado de la empresa.

El uso interno también debe tener una serie de criterios de uso, que hagan especial hincapié en las prácticas de estos medios, como cumplir la política de tratamiento online, o tener especial cuidado al compartir datos privados en grupos.

Multas por enviar documentos por WhatsApp

En los últimos años se han impuesto algunas sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos por enviar documentación por whatsapp a personas que no eran las destinatarias, incumpliendo la GDPR, facilitando datos a terceras personas.

WhatsApp como prueba en juicio

Whatasapp puede ser válida en un juicio, según la ley de firma electrónica, si se tienen datos electrónicos facilitados que puedan identificar al firmante, esto cumpliría los requisitos recogidos por la ley, pero no debemos olvidar que esa información debe ser válida y no vale cualquier cosa.

En el caso de whatsapp, donde podemos obtener un número asociado a la cuenta y un IMEI identificando el disposivo, podemos asociar la autoría de esas comunicaciones a un individuo, cumpliendo los requisitos de firma electrónica online.

Para que el whatsapp sea válido en un juicio debe cumplir los siguientes requisitos:

• Prueba de autenticidad.
• Integridad del documento o datos.
• Claridad de la prueba.
• No vulnerar el derecho a la intimidad, lo que quiere decir que no exista la posibilidad de hackeo.

La firma digital. Un sistema totalmente legal

En definitiva, como hemos visto, whatsapp se puede utilizar para el intercambio de documentos en una empresa, pero siempre cumpliendo todos los requisitos establecidos por la LSSI y la RGPD.

Con Firma Documentos cumples todos los requisitos legales, y te ofrece todas las facilidades para que sólo te preocupes de enviar el documento, con la ventaja añadida de disponer de documentos legales con firma.

El sistema de firma digital cumple la ley de firma electrónica, y tanto para su uso interno como comercial, el usuario siempre tendrá la seguridad de que sus datos estarán totalmente seguros durante el proceso de firma digital.