En el ámbito empresarial son multitud de documentos los que son necesarios firmar. Y diferentes formas de realizarlo. En este contexto, podemos escuchar conceptos como firma digitalizada y firma digital, y pueden existir confusiones en cuanto a la terminología. Sin embargo, estaríamos ante dos tipos de firma muy diferentes, tanto en la manera de realizarla como en las garantías legales que ofrece cada una.
¿Qué es firma digitalizada?
La firma digitalizada es aquella firma que, tras ser plasmada manualmente en un papel, es llevada a formato digital y tratada como una imagen. La acción de firma no genera unos datos para poder realizar un seguimiento integral.
Puede ser utilizada para documentos de únicamente relativa importancia. Más adelante veremos por qué.
Cómo digitalizar firma
Es posible digitalizar una firma a través de una fotografía, un calco digital, o una firma escaneada. Y, para ello, hará falta un ordenador o dispositivo móvil avanzado que permita programas de tratamiento de imágenes y archivos.
Ejemplos de firma digitalizada
En ocasiones, se realiza la firma manuscrita en papel y tras ello se escanea. Después se recorta y se adjunta en el lugar indicado en un archivo pdf o similar. También es habitual encontrar un proceso similar, pero realizando una fotografía y añadiendo ésta al documento.
¿Qué es firma digital?
La firma digital es un tipo de firma electrónica que asocia unos datos a una firma y a un documento, garantizando así todos los requisitos legales y de confianza ante la firma de cualquier documento online, ya sea de manera presencial o telemática.
Cómo conseguir una firma digital
Existen diferentes softwares de firma digital con los que es posible enviar documentos para firmar. Y que proporcionan una aplicación para firma documentos en lugares donde los clientes tengan que firmar documentos recurrentemente. Firma Documentos es una de esas empresas de firma digital.
Ejemplos de firma digital
En los departamentos de recursos humanos, son numerosos los documentos que necesitan de una firma de los empleados, como pueden ser los contratos laborales. Además, muchas operaciones comerciales requieren de una firma online a distancia para ser cerradas.
Diferencias en la validez
Aquí se encuentra la gran diferencia entre la firma digitalizada y la firma digital. La firma digitalizada no está respaldada legalmente, ya que no es posible garantizar la autenticación, integridad, confidencialidad y no repudio. Cualidades que, precisamente, son requisito de una firma digital válida, y que está reflejado en la ley de firma electrónica. Así, con la firma digitalizada no se puede acreditar requisitos tan necesarios como que la persona indicada es quien ha consentido esa firma, ni tampoco que ese documento no haya sido modificado posteriormente.
Por lo tanto, podemos afirmar que la principal diferencia responde a la necesidad de firma que se requiera. Ante documentos más cotidianos, puede ser suficiente con una firma escaneada pero, si lo que necesitamos es una firma de un documento de importancia, con todas las garantías legales, es importante contar con una de las empresas de firma digital.
