Las empresas manejan un sinfín de documentos que requiere de la firma para la aprobación de los mismos. Ya sea para procesos internos, para acuerdos con clientes, colaboradores, etc. Tradicionalmente siempre se han resuelto estas gestiones con la firma manuscrita. Sin embargo, como vamos a ver, este método actualmente puede asociarse a problemas y desventajas.
Problemas de la firma manuscrita
La firma manuscrita ha sido gran protagonista en la empresa durante siglos y décadas. Ahora, sin embargo, está asociada a una serie de problemas.
Seguridad
La firma manuscrita puede ser fácilmente imitable. Más con las tecnologías actuales. Por ello existiría el riesgo de una falsificación.
Ineficiencia y retrasos
La presencialidad con esta firma es ineludible, y esto puede entorpecer muchas gestiones, demorar la toma de decisiones, e Incluso evitar el cierre de ventas y acuerdos. Problemas que se acentúan aun más en procesos a distancia.
Gestión de documentos
En general, los sistemas analógicos, generan problemas de almacenamiento y archivado. Son más interesantes los procesos digitales sin papel, pudiendo incluso llegar a ser una oficina paperless.
Impacto ambiental
La firma manuscrita requerirá del uso de papel y además puede significar la necesidad de desplazamientos. Esto supone unos gastos de recursos naturales y una emisión de gases nocivos de manera innecesaria por las alternativas existentes.
Falta de rastreabilidad
Se da pie a posibles manipulaciones de los documentos tras la firma. No será posible realizar un seguimiento acerca de quién y cuándo ha realizado la firma. Tampoco sobre el estado del documento cuando se firmó. Es decir, no se garantiza la integridad del documento firmado.
Costes asociados
Los documentos físicos y, consecuentemente la firma manuscrita, supone unos gastos de impresión, envío y/o almacenamiento. Y hay que valorar que, en cualquier empresa, hay que contar con numerosos documentos firmados. Mayor aun según la empresa crece y aumente al volumen de todas sus gestiones.
Incompatibilidad con procesos digitales
Las empresas están inmersas en una transformación digital, donde todo el protagonismo en los procesos está quedando en las tecnologías digitales. Esto no es compatible con la tradicional firma manuscrita.
Además de todos estos problemas comentados, hay que recordar la importancia de estar en consonancia con la actualidad. O, si es posible, incluso por delante. Y es que, se avecinan cambios respecto a las normativas y la validez de las firmas en pro de la seguridad y la digitalización. Así como, en general una evolución en las tecnologías a la que conviene sumarse para no quedar descolgado en un entorno empresarial de gran competencia a todos los niveles.
Ventajas
A pesar de esos problemas de la firma manuscrita, también conviene comentar algún beneficio que podemos encontrar en ella, principalmente para trámites de menor importancia.
- Agilidad para operar en gestiones cotidianas cuando la presencialidad y la cercanía existen.
- Aceptación general por tratarse de un procedimiento tradicional, principalmente entre personas de más avanzada edad.
- Independencia al no requerir de ningún servicio o aplicación para operar.
Alternativas a la firma manuscrita
Para no necesitar la firma manuscrita, existe una solución que acabaría con esos inconvenientes comentados. Hablaríamos de la firma digital. Un sistema que se prevé como protagonista en los procesos empresariales en los próximos años, e incluso quizás como única solución. Este tipo de firma electrónica está regulada por la Unión Europea en el reglamento EIDAS, y las normativas favorecen claramente su uso.
En Firma Documentos contamos con esta alternativa. Una solución de firma digital que cuenta con diferentes tipos de firma y con un gestor documental para organizar y controlar esos documentos firmados. Y que además ofrece una app de firma digital. Para conocer todo el sistema, es posible contar con una prueba gratis de 15 envíos.
