Puede que no seamos conscientes de ello, pero seguro que todos hemos hecho uso de la firma OTP más de una vez. Este tipo de firma digital tienen multitud de ventajas y usos para las empresas, y en esta publicación lo vamos a ver.
Firma OTP: significado
La firma digital OTP es un tipo de firma electrónica avanzada y, por lo tanto, es totalmente válida y tiene todas las garantías legales. El término OTP viene de las siglas de One Time Password, lo que traducido al español vendría a decir “contraseña de un sólo uso”.
Hablamos de un código único, compuesto de cifras y/o letras que es generado tras solicitarlo y que tiene un vínculo exclusivo con el documento a firmar. Tras recibirlo, generalmente vía sms o email, habrá que introducirlo en el campo indicado antes de que caduque en unos minutos. De lo contrario, habrá que solicitar un nuevo código que se generará de manera inmediata.
Este sencillo proceso de firmar con OTP deberá facilitarlo el solicitante de la firma desde un software de firma digital, el cuál servirá para enviar el documento que necesita ser firmado.
Las ventajas de la firma OTP para una empresa
La firma OTP, al igual que cualquier firma digital, se está haciendo un importante hueco en las empresas. Se trata de una herramienta importante en la digitalización de empresas, que se traduce en una simplificación de los procesos y un ahorro en costes. Y, en concreto, las ventajas de la firma OTP las podemos resumir de la siguiente manera:
Rapidez, sencillez y comodidad
Realizar una firma OTP está al alcance de prácticamente cualquier usuario. Tan sólo necesita un teléfono móvil con tarjeta sim para recibir el código, y unos conocimientos tecnológicos muy básicos. Con ello, es posible firmar documentos online de cualquier tipo de manera inmediata, con el simple proceso de solicitar un código y seguidamente introducirlo donde se solicite.
Esto supone la posibilidad de cerrar acuerdos siempre de manera instantánea, independientemente de las circunstancias. Evitando así cualquier posibilidad de arrepentimiento por la parte firmante. En definitiva, se facilita al máximo que el usuario pueda firmar un documento y que, además, lo haga de manera inmediata.
Y, como sucede con cualquier tipo de firma digital, es posible realizarla desde cualquier lugar, sin necesidad presencialidad. Ahorrando, de esta manera, en tiempo, en transporte, y evitando el posible arrepentimiento en ciertos procesos. Y, como vamos a detallar a continuación, respaldados en la máxima legalidad.
Seguridad
Hemos comentado que sólo es necesaria una tarjeta sim para poder recibir el código, pero esta debe estar correctamente registrada por el operador telefónico, con una identidad verificada. No sería posible operar con una tarjeta sim que se utilice de manera anónima.
Legalidad
La firma OTP cumple con los requisitos de seguridad para que sea considerada una firmar electrónica avanzada según el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.
Se debe a que el ese número de teléfono está vinculado al firmante, y sólo este tendrá el control tanto para solicitar el código como para utilizarlo para realizar la firma digital. Y, por último, quedaría plasmada cualquier modificación de dicho documento firmando y registrados todos los pasos, garantizándose así la integridad de todo el proceso.
En países donde se pueden adquirir un servicio de telefonía móvil de manera anónima, no hablaríamos de tal seguridad. Por suerte, en España desde 2007 es obligatorio registrar los datos de cualquier tarjeta sim, ya sea de contrato o de prepago. Viene reflejado en la Ley 25/2007, y permite que la firma OTP en España sea totalmente legal y de confianza.
Usos de la firma digital OTP
La firma OTP puede emplearse para sentenciar una aprobación de cualquier documento. Por lo tanto es útil en cualquier proceso imaginable. Servirá para cerrar contratos, otorgar permisos y sellar todo tipo de acuerdos. Se debe a que, como hemos visto, cumple con todas las garantías legales ante un posible proceso judicial. Incluso más que la tradicional firma manuscrita, ya que es posible comprobar todo posible cambio en el documento y en el estado de la firma, evitando así cualquier posibilidad de manipulación.
Lo siguientes serían unos ejemplos de ámbitos y sectores donde puede aplicarse la firma digital:
Cómo conseguir un servicio de firma OTP
Para hacer uso de la firma OTP es necesario disponer de un software de firma digital. Y así, con él, enviar los documentos que deben ser firmados electrónicamente por el/los destinatario/s indicados.
En Firma Documentos hemos añadido la opción de la firma OTP dentro de nuestra app para firmar documentos. Y es posible probar tanto esta como cualquier tipo de firma digital con los 5 envíos gratuitos que ofrecemos cuando te registres
