En muchas situaciones cotidianas de la empresa podemos encontrarnos con la necesidad de la firma de documentos ajenos. Para solventarlo, recurrimos a firmar por orden, un acto inocente que, incluso haciéndolo en los documentos menos importantes, podría acarrear graves consecuencias. Es necesario aclararlas, así como las alternativas.
¿Qué es firmar por orden?
La firma por orden es el sellado, por medio de un representante, de conformidad y asentimiento ante un documento. Es decir, un mediador firma un documento destinado a la persona que ha delegado dicha firma en él.
Firmar por otra persona es frecuente en el ámbito empresarial, y puede darse para agilizar el flujo de trabajo y/o por la ausencia del destinatario. Aunque también puede darse por otros motivos, como la aparente poca importancia del documento a firmar.
Y es una práctica que, a diario, los trabajadores realizan con el consentimiento de un superior. Pero, aunque es frecuente, podría suponer consecuencias graves para la empresa.
¿Cómo se firma por orden de alguien?
- Hay que comenzar escribiendo “P.O.” (por orden). Aunque también es posible utilizar otras iniciales como P.A. (por ausencia) o P.P. (per pro). Así se indica que el firmante ha sido delegado para tal acto.
- Seguidamente, se incluye el nombre de la persona ausente. Aunque éste puede omitirse en caso de que ya venga indicado en el pie de firma del documento.
- Por último, el firmante plasma su firma en el documento y añade su nombre y apellidos.
¿Es seguro firmar por orden?
No podemos afirmar rotundamente que se puede firmar por otra persona. La firma por orden requiere de una autorización por escrito de la persona representada. E incluso, con ella, pudiera conllevar problemas legales que acabarían en una vía judicial. Se debe a que este concepto de “firma por orden” no existe como figura jurídica.
Podríamos decir que firmar por orden es un acto temerario con posibles resultados graves. Y nunca es aconsejable para la firma de documentos legales como cheques, contratos o facturas.
Existen otras opciones que también pueden ser muy cómodas y rápidas. Vamos a ver a continuación otras posibilidades, desde las menos recomendables hasta alguna con plena seguridad jurídica.
Alternativa a la firma por orden
- La falsificación de firma: consiste en imitar la impronta de la otra persona tratando de asumir su identidad. Habitualmente se utiliza en ámbitos de mucha confianza, como las pequeñas empresas. Por ello suele carecer de importancia. Pero se desaconseja su uso por ser una práctica ilegal y sin validez jurídica. De hecho, firmar como si lo hiciera la persona debida se concibe como un delito de falsedad documental en el Código Penal.
- Firma por poder: aquí ya encontraríamos una validez notarial. Así como una autorización expresa de la persona representada hacia el firmante. La validez legal es total.
- Firma por delegación: es un tipo de firma que se utiliza en la administración pública. En ella también existe una autorización expresa en un documento. Tiene validez en aquellos casos en los que el ordenamiento jurídico lo permita.
- Firma digital: esta alternativa tiene todas las ventajas de eficacia y comodidad, pero además asegura todas las garantías legales. Y es importante en la transformación digital que están buscando las empresas.
Existen diferentes softwares para poder utilizar la firma digital, como Firma Documentos. De esta manera es posible enviar documentos para que sean firmados desde cualquier lugar. Y siempre la persona indicada podrá firmar al momento. Así, se agilizarán gestiones contando con una total seguridad.
