Las empresas tienen la necesidad de manejar numerosos, casi infinitos, documentos. Sin orden ni optimización en su almacenaje, se pierden oportunidades de mejora. Pero, por suerte, es posible contar con un gestor documental que aporte diferentes beneficios. Una herramienta que se ha convertido en fundamental en un proceso de transformación digital de empresas.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental o sistema de gestión documental es una herramienta planteada para organizar, administrar y controlar, de manera eficiente y digital, los documentos de una empresa o cualquier organización.
Posibilidades
El gestor documental servirá para la creación, recepción, almacenaje, indexación y búsqueda de documentos electrónicos. Este último aspecto, la búsqueda, será especialmente interesante ya que posibilitará acceder a los documentos de manera rápida en un sistema centralizado,
Además, será posible controlar las versiones de los archivos y revisar los movimientos en tiempo real.
Beneficios de un gestor documental
Todas esas posibilidades de un gestor documental comentadas dan como resultado una serie de ventajas que repercutirán directamente en los flujos de trabajo y en los resultados de la empresa.
1. Organización
Hablamos en clave documental, donde podrán clasificarse los documentos por diferentes criterios. Pero además esto repercutirá directamente en la organización de la empresa a diferentes niveles.
2. Eficiencia y productividad
Esa optimización en la organización supondrá mayor rapidez para acceder a los documentos deseados, reduciendo los tiempos de búsqueda tanto en sistemas físicos como en otros electrónicos sin esa estructura. Esto posibilitará emplear un mayor tiempo para diferentes tareas. Además, colaborará con los procesos en equipo, los flujos de trabajo y la eliminación de duplicidades.
3. Seguridad
La pérdida de esos archivos se vuelve más complicada cuando están organizados y almacenados en un sistema adecuado. Pero, además, en términos de ciberseguridad, estos gestores documentales suelen contar con opciones de seguridad avanzadas, acceso basado en roles, auditoría de documentos, etc. Por otra parte, se evitarán extravíos que en mayor medida pueden ser comunes en un almacenamiento físico.
4. Legalidad
Algunas normativas pueden exigir o recomendar un control de documentos mediante un gestor digital. Encontraríamos, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la conservación de archivos laborales, u otras exigencias según diferentes sectores.
5. Espacio
Con un gestor documental podemos prescindir de papeles, carpetas, archivadores, estanterías, muebles, etc. Imagina la cantidad de espacio que quedaría liberado. Podemos así emplearlo para otros usos o directamente contar con lugares más pequeños.
6. Ecologismo
En relación con lo que acabamos de comentar, eliminar documentos físicos y mobiliario de almacenaje repercutirá positivamente en el medio ambiente. Se consumirán menos recursos naturales y se generará una menor cantidad de residuos.
7. Ahorro
Se reducen los costes de impresión, así como todo el material y mobiliario recientemente comentado. Incluso no será necesario contar con locales grandes para contar con ese espacio de almacenamiento en oficina.
Softwares de gestión documental
Existen diferentes opciones para la gestión documental y organización de archivos. Herramientas digitales diseñadas para organizar, almacenar, administrar y revisar documentos electrónicos. Y, habitualmente, esos softwares cuentan con la posibilidad de integración y adecuación a cada proyecto según sus características y necesidades. Entre esas alternativas encontramos Firma Documentos, un sistema de firma digital y gestión documental.
