Las gestiones a distancia, en diferentes ámbitos, son una realidad. La empresa no iba a ser menos. Las gestorías, asesorías, y el teletrabajo tienen relación, y hay que saber cómo gestionarlo para poder tratar de manera efectiva con los clientes.
Teletrabajar no es una simple cuestión de libertad, es incluso una mejor manera de optimizar el tiempo laboral diario. No todos saben dirigirlo de manera práctica pero, si seguimos una serie de pautas, trabajar desde casa puede ser muy provechoso.
Cómo trabajar desde casa con clientes
Para garantizar un trato fluido, debemos ofrecer al cliente todas las herramientas necesarias que le faciliten todas las comunicaciones, tanto a la hora de tener reuniones o conversaciones directas, como en el intercambio de documentos, el cliente debe sentir que nada ha cambiado.
Te dejamos algunos consejos para mantener las relaciones en el teletrabajo con clientes, puede que creas que lo tienes todo claro, pero… ¿Estás seguro de que sacas todo el partido a trabajar desde casa?
Las 5 claves del teletrabajo con clientes:
1. Organiza sistemas de teletrabajo y atención.
Como dice el miembro de la marina de EEUU William Harry McRaven, en su libro sobre consejos para la vida cotidiana, “Si quieres cambiar el mundo, empieza haciendo la cama”. Es cierto que esta cita puede parecernos infantil, y estoy seguro de que muchos hacemos la cama a diario, pero lo que William quiere decirnos es que es importante empezar el día con una tarea cumplida, de este modo ya solo tendremos que hacer la siguiente tarea, ya que “las metas más importantes están hechas de pequeños pasos”. En imprescindible que establezcamos una serie de pautas, que nos ayuden a separar lo cotidiano de lo personal, para que de este modo optimicemos mucho mejor el tiempo laboral.
En asesorías y gestorías, un trato diario y fluido con el cliente es esencial, por este motivo, es imprescindible mantener ese contacto en cualquier situación. El cliente está acostumbrado a lo cotidiano, y aunque la situación actual requiera cambios, el horario de atención laboral debe ser, por lo general, el mismo, o muy parecido al habitual, para que cuando el cliente quiera realizar cualquier tipo de tramitación, tengan la comodidad de siempre para resolverlo.
2. Comunicaciones online
Comunicarse diariamente con los clientes es fundamental para mantener la salud de nuestro negocio, y para esto hoy en día contamos con la ventaja de disponer de multitud de aplicaciones diseñadas para realizar videoconferencias en vivo con grupos de personas, algunas gratuitas, otras no, decantarnos por una depende un poco de lo que estemos buscando.
Es imprescindible perder el miedo, abrirnos a este tipo de medios, y utilizarlos diariamente como una extensión más de nuestra asesoría o gestoría, de este modo garantizaremos las reuniones con nuestros empleados o colaboradores, y podremos del mismo modo realizar las comunicaciones con clientes diariamente.
Como decía antes, hoy en día tenemos fácil acceso a una amplia gama de aplicaciones muy eficientes para realizar videoconferencias múltiples, intercambio de archivos en vivo, y muchas más ventajas.
Te presentamos algunas de las que podemos encontrar fácilmente en internet:
- Whatsapp: Aplicación muy cómoda, ya que prácticamente hoy en día todo el mundo la utiliza de manera estandarizada. Permite que podamos hablar en directo, y en una reciente actualización, es posible realizar conferencias con hasta 8 personas a la vez.
- Hangouts: Aplicación de mensajería multiplataforma, desarrollada por Google, con la que podremos enviar conferencias con un simple link. Su sencillez la hace ser una de las opciones más sencillas con los clientes.
- Zoom: Ideal para realizar conferencias con grupos amplios, puede ser una opción ideal para las reuniones con el equipo.
- Skype: Software distribuido por Microsoft, permite comunicaciones de texto, voz y vídeo.
- Circuit: Permite el trabajo en equipo, integrando en la plataforma una vista unificada con llamadas de voz, vídeo, uso compartido de pantalla, etc.
3. Aprovecha la diversidad de dispositivos.
La tecnología es nuestra aliada, vivimos en la era de los dispositivos y la movilidad, y prácticamente todo el mundo dispone de dispositivos que permiten las comunicaciones en directo (prácticamente todo el mundo tiene un smartphone con whatsapp). Esto es una gran ventaja, sobre todo a la hora de escoger un método versátil que nos permita comunicaciones, intercambio de archivos, o la firma de los documentos legales de manera online.
4. Firma legal
Por mucho que insistamos en mantener las comunicaciones diarias con clientes, si no podemos disponer de herramientas que permitan realizar las gestiones legales, administrativas y laborales diarias, estás comunicaciones no servirán de nada, sea cual sea nuestro sector empresarial.
La firma digital online, permite que las gestorías y asesorías puedan realizar todas las gestiones documentales legales, como la firma de contratos, nóminas mensuales, altas y bajas laborales, firma de consentimientos, etc.
La firma digital permite realizar todas estas gestiones, pero además, podremos agilizar el proceso, enviando documentos para su firma, mediante un simple sms o mail, y que el receptor pueda firmar y descargar el documento en el momento, nosotros, al mismo tiempo, dispondremos del documento firmado al instante.
Multifirma:
Una gran ventaja de la multifirma, es la posibilidad de poder disponer del documento firmado, por parte de todas las partes necesarias, al instante, mediante la multifirma. Esta tecnología, permite que todas las partes implicadas en la firma del documento, puedan firmarle, en el mismo proceso de envío, y del mismo modo, podremos establecer el orden de prioridad en el que los receptores deberán firmar el documento.
Adjuntar documentación:
Podremos indicar, en el proceso de firma, la documentación que el firmante debe adjuntar con el documento. Cuando el firmante recibe el documento, podrá acceder a los archivos o cámara del dispositivo (si fuese un smartphone), para añadir la documentación necesaria para formalizar el proceso de firma, como un DNI, una nómina, un comprobante, etc.
5. Utiliza la nube
Por su versatilidad y comodidad, las aplicaciones CLOUD son el futuro. Si bien antes decíamos que vivimos en la era de los dispositivos, del mismo modo vivimos en la era de los sistemas online, y esta realidad es posible gracias a la mejorar constante de los dispositivos. Hoy en día todo el mundo dispone de ordenador, Tablet o móvil con acceso a internet
La nube permite que tengamos todos los documentos almacenados y ordenados, accesibles en todo momento y lugar, y de manera segura gracias a los protocolos de seguridad y el encriptado de datos.
Según nuestras necesidades, podemos encontrar todo tipo de servicios en la nube:
- Almacenamiento de archivos: Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive, etc.
- Servicios legales: Firma documentos digital, que del mismo modo almacena los documentos enviados en la nube de manera ordenada y segura.
- Servicios laborales: Como Control Laboral, diseñado para el registro de la jornada legal, y la gestión de calendarios laborales de empleados.
- Gestión de equipos y trabajo: aplicaciones como Asana o Trello, para la gestión de proyectos entre personas.
Estos son algunos ejemplos de lo que hoy en día podemos encontrar fácilmente para ayudarnos en nuestro día a día laboral, pero debemos tener en cuenta que podemos buscar una aplicación para cada problema o necesidad que podamos tener en nuestra asesoría o gestoría.
Integraciones API: Además, las APIS permiten que podamos integrar en nuestros procesos internos las aplicaciones necesarias de manera muy fácil. De este modo, podremos integrar la firma online de documentos digital en nuestro CRM, de manera independiente y sin necesidad de desarrollar una compleja integración.
El momento actual hace que descubramos nuevas maneras de trabajar, es muy posible que de este modo abramos nuevos horizontes, y cambiemos nuestra manera de pensar, haciendo que muchas de estas herramientas lleguen a nuestros ordenadores y sistemas de trabajo para quedarse.
