Actualmente es muy fácil encontrar soluciones web o tecnológicas que nos ayuden con las tareas administrativas de la empresa, como integrar la firma digital. Con una breve tarea de investigación, es posible comprobar las diferentes alternativas disponibles… Pero ante toda esta demanda, ¿realmente todas las opciones se adaptan a lo que buscamos?

Encontrar un sistema, que además de solucionar una necesidad, se adapte a las otras herramientas que tengamos integradas en nuestros sistemas, puede ser el reto real al que hoy en día se enfrentan profesionales CTO y responsables. El objetivo principal no es otro que el de encontrar una solución que se adapte a lo que necesitamos, y que sea funcional para los administradores que lo utilizarán diariamente.

La firma digital es una de las soluciones más demandadas por entidades y grandes empresas, y puede ayudar a simplificar procesos complejos de gestión documental con clientes, empleados, colaboradores, socios… sus aplicaciones y posibilidades no tienen límites. O, dicho de otro modo, si cualquiera de las ramas o departamentos de la empresa requiere gestión documental mediante firma, la firma digital es la solución, sin lugar a dudas.

API web services.

El intercambio de datos entre aplicaciones mediante protocolos y estándares, facilita la integración, y hace que sea posible la comunicación entre sistemas con lenguajes de programación diferentes.

Firma Documentos permite incluir web services que facilitan la gestión masiva de documentos, y del mismo modo, además, permite añadir a los equipos internos las herramientas para firmar documentos online.

De este modo, con la comunicación mediante web services, puedes añadir las siguientes herramientas del sistema Firma Documentos:

• Firma digital online legal.
• Gestión de documentos CLOUD.
• Gestión de documentación adicional adjuntada a los documentos firmados.
• Personalización corporativa de la herramienta. De este modo, añades un valor y una experiencia óptima para los usuarios finales.
• Agilizar procesos de compra, administrativos, legales, etc.
• Automatizar procesos administrativos complejos.

Business Intelligence y Gestión Documental.

Incluir los sistemas de firma no solo agiliza procesos y tramitaciones, también supone una ventaja a la hora de gestionar toda la información, permitiendo el acceso y análisis de la información generada en los procesos documentales. Una integración de los sistemas de firma, facilita la comunicación entre departamentos, fusionando los procesos de trabajo, simplificando de este modo la comunicación entre las personas implicadas dentro del proceso.

Añadir a los procesos de inteligencia de negocio una herramienta que dilucida toda la información generada en las gestiones documentales, favorece las decisiones estratégicas, la productividad y las decisiones de empresa o negocio. De este modo, será mucho más fácil procesar y analizar toda la información, permitiendo asimilar toda esa gran cantidad de datos, favoreciendo de este modo el Business Inteligence.

Integraciones en un CRM o ERP.

La integración de los sistemas de firma online en los sistemas CRM, ERP, página web u otro tipo de software, es una solución estratégica que permite incluir fácilmente la firma digital en los procesos internos, y evita tener que cambiar métodos de trabajo ya interiorizados en los procesos (cadenas de suministros, procesos de contratación, sistemas administrativos, etc.).

Solicita la firma a un usuario (cliente, proveedor, empleado, etc.) desde el sistema CRM o ERP, y mediante las soluciones para firmar documentos online (firma web o con app), recibe el documento firmado en tu CRM, junto con toda la documentación necesaria si fuese necesaria para validar el documento.

Soluciones de envío para tu software.

• Envío por SMS.
• Envío por mail.
• Genera el link y envía.

Soluciones para firmar documentos online en tus sistemas.

• Firma web.
• App de firma con código de documento.

Generar link de documento y envíalo por la plataforma que prefieras.

• Plataformas y redes más comunes. Whatsapp, Telegram, Skype, Outlook, etc.
• Envía el link a través de tus herramientas o sistemas de comunicación internos.

Personalización con la API de Firma de documentos.

Con la integración de los sistemas de firma digital, será posible personalizar toda la herramienta, ya sea el gestor web DMS, o la plataforma de firma, ya sea la web del url del documento para firmar, o personalizar directamente la app, y disponer de ella en Play Store o en iOS.

Añade toda la imagen corporativa, ya sean colores, fuentes, imágenes, y ofrece a los usuarios una experiencia de uso personalizada, dando un valor añadido a tu empresa. Del mismo modo, con las integraciones dentro del CRM o ERP, es posible personalizar el mailing que se enviará a los clientes o usuarios.

Personaliza la app de firma digital

Además de personalizar la app con toda nuestra imagen corporativa, será posible adaptar la app con las funcionalidades necesarias en el proceso de firma que necesitemos. Podremos establecer flujos de uso en función de nuestras necesidades, y de este modo adaptar la comunicación con los usuarios necesaria en la firma de documentos online.

Ventajas de integrar la firma digital.

• Mejora tus comunicaciones comerciales y procesos de compra.
• Mejora tus procesos de atención al cliente.
• Mejora tus procesos administrativos.
• Mejora las comunicaciones entre departamentos.
• Mejora la gestión documental en las cadenas de suministro.

Puedes obtener más información sobre la API firma documentos y soluciones de integración, o contactar con nosotros para que un asesor técnico de desarrollo resuelva todas tus dudas. Puedes escribirnos a integraciones@firmadocumentos.es