Las nuevas tecnologías han acelerado la evolución digital de las organizaciones, cambiando muchos de los procesos internos. Tanto PYMES como grandes empresas se han tenido que adaptar en tiempo récord. Otras son más previsoras, y han incluido planes estratégicos para implantar medios digitales en sus procesos internos y comerciales. Pero son pocas las que se ha escapado de las claves en la transformación digital de las empresas. Y, quienes lo han hecho, se verán obligadas a digitalizarse en un futuro cercano.

Esta transformación es un cambio cultural de mentalidad para toda la organización, que afecta tanto a empleados como a directivos. Incluyendo en algunos casos colaboradores y clientes, que deben adaptarse a los nuevos métodos implantados en los procesos de la empresa.

Estas son algunas de las claves para la transformación digital en la empresa.

1. La nube

Los sistemas CLOUD, facilitan la accesibilidad en procesos internos entre departamentos e individuos de la empresa, agilizando todo tipo de trámites. Resuelve y facilita el almacenamiento de documentos y archivos, evitando la necesidad de disponer de equipos y espacio dedicado para este fin en las instalaciones. Y por añadidura, en muchas ocasiones, si escogemos un buen proveedor podremos almacenar de manera segura todos los datos.

Un sistema integrado CRM o ERP en la nube es una gran ventaja, que ayuda a comunicar procesos administrativos y de venta, simplificando los pasos necesarios para ejecutar tareas entre personas trabajadores o departamentos. Sin duda, una herramienta que puede solucionar muchos problemas.

2. Los dispositivos

La irrupción de los dispositivos son una de las claves que ha provocado el impulso hacia la transformación digital, y hay un protagonista por encima de todos ellos: los smartphones.

Los dispositivos móviles se han extendido de manera exponencial en los últimos 20 años, y actualmente son completos aparatos que utilizamos para un gran número de tareas en el día a día. Por eso, en muchos casos, su uso para gestiones laborales se hace imprescindible. Veremos además que hay dos conceptos que van de la mano: el móvil y el teletrabajo.

3. Teletrabajo, bienvenido

El teletrabajo ya es posible gracias a dispositivos y nuevas tecnologías. Éstas hacen que no sea necesaria la presencia física para ejecutar labores, como la comunicación entre personas trabajadoras, o el acceso a archivos y documentos. Y es que, en muchos empleos actuales, todas las tareas se pueden realizar desde el lugar que éste desee. 

Este nuevo modelo de trabajo potencia muchos factores y en algunos casos, para muchas personas, es mucho más productivo. El teletrabajo favorece la conciliación laboral, sobre todo en aquellos casos en los que el trabajador tenga que realizar un esfuerzo adicional al asistir al centro de trabajo, y sus labores se puedan desempeñar sin problema desde cualquier otro sitio, como su casa.

4. Big Data. Análisis de datos

Una de las principales ventajas de disponer de medios digitales en los procesos de venta o internos de la empresa, es el manejo de datos de manera organizada y estratégica, lo que se denomina hoy en día como el BIG DATA. Estos datos pueden ser internos, tanto comerciales como administrativos, y son claves a la hora de realizar análisis para la creación de estrategias comerciales, de negocio, estructurales, etc.

Un buen CRM o ERP, o una integración de sistemas que nos ayude en la organización de todos los datos generados por la empresa, y que, además, genere informes estadísticos de ventas, clientes, administradores, y cualquier dato relevante, supone una gran ventaja estratégica para cualquier tipo de empresa.

5. Firma digital de documentos

En procesos administrativos, tanto comerciales como internos, la firma electrónica es clave de la transformación digital. Y es que uno de los mayores problemas de cualquier tipo de empresa es digitalizar este tipo de procesos. Éstos, de manera habitual, requieren del uso de papel y la presencia física de las partes implicadas. Pero sin clientes, empleados, colaboradores, etc. en el mismo espacio, también es posible la firma de documentos online.

Ahora existen sistemas con los que enviar documentos, y que tanto clientes, trabajadores, colaboradores o cualquier persona lo puedan firmar desde cualquier lugar con una firma digital o app para firmar documentos. En el móvil y que, una vez firmado, la aplicación notifique y se almacene en el ordenador, sistema CLOUD o CRM.

Todo eso es posible con aplicaciones como Firma Documentos. Para probarlo, es posible realizar 5 envíos gratis, a cualquier parte del mundo, mediante SMS o email. Una buena manera de comenzar con la firma digital, clave en la transformación digital de la empresa.