La gran mayoría de las empresas produce una enorme cantidad de documentos cada semana. Esto puede repercutir negativamente, y por eso cada vez más emprenden la búsqueda de convertirse en una oficina sin papeles.
¿Qué es una oficina sin papeles?
El concepto es bastante aclaratorio, pero va mucho más allá de lo evidente. Una oficina sin papel es un modelo de gestión de archivos que, mediante las nuevas tecnologías, elimina el uso de los soportes y procesos tradicionales donde el almacenamiento de información en papel era protagonista.
En definitiva, se busca el cambio de páginas impresas por documentos digitales. Y, para convertir ese lugar de trabajo en una oficina sin papeles es necesario llevar a cambio una transformación digital en la empresa. Sin una digitalización, es imposible.
Ya hay ciertos procesos generalmente asimilados desde el punto de vista de una oficina paperless, como la contabilidad o el sistema de comunicaciones. Sin embargo, hay muchas tareas sobre las que se puede reducir el uso de papel en las empresas: anotaciones, facturas, firmas, recordatorios, etc.
Ventajas de una oficina sin papel
Existen muchos motivos para querer desear una oficina sin papeles. Estos van relacionados con la productividad, la seguridad y la responsabilidad social corporativa.
Espacio
El almacenamiento físico requiere de carpetas, cajas, estanterías, etc. Sin olvidar, por supuesto, cubos de reciclaje para un correcto tratamiento de los residuos derivados del papel. Realizando una gestión digital, los archivos quedarán almacenados en dispositivos electrónicos.
Seguridad
Es muy sencillo mantener los archivos a salvo en almacenamientos digitales, siempre sin descuidar la ciberseguridad. Las credenciales de acceso permitirán únicamente ser consultados y tratados por las personas indicadas. Además es sencillo realizar copias de seguridad.
Ecologismo
La impresión de papel supone la tala de bosques, y eso tiene unas consecuencias nefastas en el medio ambiente. Entre otros beneficios, los árboles absorben el CO2 y producen el oxigeno que respiramos, son clave en la biodiversidad y protegen los suelos.
Organización
Los almacenamientos en la nube, o en elemento digital, permiten agruparlos de manera rápida, cómoda y sencilla por el criterio elegido. Y escoger el modo tantas veces como sea necesario.
Colaboración
La digitalización de documentos favorece su acceso a ellos por diferentes miembros del equipo, al mismo tiempo y cuando se desee. Además, es posible trabajar sobre el documento de manera simultánea.
Búsqueda
Una buena organización, tanto en el almacenamiento digital como analógico, facilita la tarea de encontrar el documento necesario. En digital, existen diferentes métodos para ello, como la organización en carpetas, un sistema de nomenclatura o incluso una búsqueda directa por texto.
Legalidad
Con el almacenamiento digital es más sencillo realizar correctamente los requisitos de privacidad y confidencialidad con todos los relacionados con la empresa. Es decir, se facilita el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Ahorro
En una oficina sin papel se evitan una gran cantidad de gastos, como el que corresponde a folios, a la maquinaria relacionada con la impresión (impresora, cartuchos, tóners, etc.) o al material organizativo citado anteriormente (estanterías, carpetas, archivadores, etc.). Además, esa liberación de espacio físico da la posibilidad de instalarse en espacios más pequeños y, consecuentemente, más económicos.
Productividad
En definitiva, una de las bases que busca cualquier empresa. Los métodos digitales son más intuitivos y rápidos que los convencionales. Y, por motivos ya comentados, será posible que las tareas puedan realizarse de un modo óptimo.
Cómo convertirse en una oficina sin papeles, ¡go paperless!
Todas estas ventajas animan a muchas a convertirse en una empresa moderna. Para conseguir una oficina sin papeles bastará con digitalizar ciertas tareas. Aquí van algunas paperless solutions:
Softwares de gestión online
Los diferentes departamentos deberán contar con softwares que les permitan realizar sus tareas diarias de manera digital, sin necesidad de papel. Por suerte, la oferta para ello es amplia.
Trámites burocráticos de manera online
Las obligaciones y demás procesos relacionados con la administración pública pueden generar un gran número de papeles. Actualmente existe la posibilidad de realizar los trámites de manera telemática con diferentes certificados y firmas electrónicas.
Firma digital
La firma de documentos online evita la impresión de papel y agiliza las gestiones. Además, la firma digital ofrece todas las garantías legales de la firma manuscrita tradicional. Con Firma Documentos, además de poder enviar documentos para su firma digital, es posible aprovechar de un gestor documental online para la organización y tratamiento de los documentos.
Comunicaciones digitales
Es posible reducir a métodos digitales las comunicaciones que anteriormente se realizaban con el papel como soporte. Comunicaciones tanto profesionales como para la convivencia en la oficina. Se puede llevar a cabo con el uso del correo electrónico, de intranet, las redes sociales o diferentes aplicaciones.
Formación y selección de personal
Para hacer uso de las herramientas digitales es necesario contar con un grupo humano que las domine. Esto será posible eligiendo, a priori, a los trabajadores indicados o, a posteriori, mediante la pedagogía.
Paulatinamente, de manera natural, irán quedando atrás los sistemas analógicos y offline y, con ello, el uso del papel. Será la consecuencia de la participación en las empresas de los nativos digitales, y de la evidencia de las ventajas de la digitalización de las empresas. Hasta que sea un cambio generalizado, tendrán ventajas competitivas quienes apuesten antes por ser una empresa sin papel.
