La sociedad se está renovando continuamente. Los procesos de gestión y de consumo ya no son los mismos. Este cambio que experimentan los consumidores afecta a las empresas en la forma de producir, de distribuir, y de vender sus productos o servicios. Es por ello que conviene conocer qué es la firma digital, una de las herramientas protagonista en la transformación digital de las empresas.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital se define como un proceso criptográfico mediante el cual un usuario es capaz de firmar documentos electrónicos pudiéndose demostrar la autoría de este documento y la integridad de éste durante todo el proceso. Es decir, la firma digital funciona de manera similar a una firma manuscrita (realizada de puño y letra sobre papel) pero en medios digitales, y con una seguridad en todo el proceso aun mayor. A continuación veremos por qué.
Características de la firma digital
Cuando dábamos respuesta a qué es la firma digital, ya citábamos dos características que la distinguen de otros tipos de firmas y certificados. Son más:
Autenticación
Verifica la identidad del emisor del archivo, a través de un código único y exclusivo para cada documento. De igual forma, asegura la identidad del receptor y firmante.
Integridad
Confirma que el documento no ha sido modificado durante todo el proceso. Es decir, el archivo no se ha modificado después de haber sido firmado. Tampoco antes. Esto se realiza a través de unos métodos matemáticos e informáticos que generan un documento de trazabilidad y sellado en el tiempo que aseguran esta integridad.
Confidencialidad
Es seguro que la información del documento sólo será accesible para el destinatario seleccionado. La privacidad es máxima.
No repudio
Toda información enviada, por cualquiera de las partes, quedará reflejada. No habrá opción de negar el envió o firma por parte del emisor.
En muchas ocasiones cuando hablamos de la firma electrónica y firma digital, las diferencias no se saben. Sin embargo, son conceptos diferentes que conviene no confundir. La firma electrónica electrónica convencional no tiene todos los beneficios de la firma digital.
Los beneficios de la firma digital
Cada vez son más las empresas que se deciden por la firma digital de documentos. Veamos por qué.
- No tienes que obtener un certificado digital, ni un certificado electrónico, ni una firma electrónica.
- Firma digital PDF.
- Absoluta movilidad. Puedes firmar digitalmente cualquier documento a través de medios digitales.
- Considerable ahorro de recursos. Disminución del consumo de papel, tinta, tiempo y transporte, entre muchos otros.
- Sostenibilidad con el medio ambiente y Responsabilidad Social Corporativa.
- Misma seguridad que una firma manuscrita.
- Cumplimiento con la nueva RGPD en materia de protección de datos con la autentificación anteriormente mencionada.
- Adaptación a las necesidades digitales de los clientes, así como disminución de los tiempos y complejidades en los procesos de compra.
- Aumento sustancial de la productividad de la empresa.
- Aumento del I+D+I desarrollado en la empresa y buena imagen de cara al exterior.
¿Se puede falsificar la firma digital?
La firma digital es incluso más segura que la firma manuscrita, ya que proporciona evidencias de que no se ha modificado el documento firmado. Y, en caso de que se haya modificado, es más fácil rastrear cuales han sido esas alteraciones en el documento. Esto no indica que no haya que llevar extremada precaución con los documentos firmados. Y es que, además de la veracidad de la firma, contienen datos personales cuya protección debe de estar dentro de los estándares establecidos por el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD).
Software de firma digital para empresa
Una vez conocido qué es la firma digital, hay que saber cómo poder disfrutar de este servicio. Existen diferentes, como Firma Documentos, que tiene un sistema online y una app para firmar documentos disponible para Android e iOS. Envía documentos para su firma a quien quieras, recibe el documento firmado al instante, requiere información complementaria como el DNI, guarda todos los documentos en el almacenamiento CLOUD ilimitado, accede a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar, y más.
