Cuando tratamos de explicar qué es la firma electrónica, podemos ver mecanismos o sistemas complejos de firma. Pero, más que todo esto, firma electrónica es un concepto jurídico, siendo el equivalente electrónico al de la firma manuscrita.
¿Qué es la firma electrónica?
El Art 3.3.10 del Reglamento eIDAS define la firma electrónica cómo «Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar»
Pero el concepto lo podríamos resumir de una manera más sencilla: Una persona recibe un documento, y mediante un medio electrónico válido, certifica el contenido.
Se pueden utilizar diferentes medios de firma electrónica, estos son algunos ejemplos:
- Mediante una firma digital.
- Firma con lápiz electrónico, en compras con tarjeta de crédito o débito en una tienda.
- En otras pantallas táctiles.
- Sistema biométrico.
- Marcando una casilla verificadora en una máquina o computadora.
- Certificando mediante un usuario y contraseña.
Tipos de firma electrónica
Cuando utilizamos la firma electrónica es fundamental conocer su nivel de seguridad y su garantía legal. De esta manera, podemos diferenciar la firma simple y la firma avanzada.
Firma electrónica simple
Es más limitada en cuanto a seguridad y validez legal. Así, es más sencilla de falsificar y/o manipular. Se suelen utilizar para gestiones cotidianas y con una importancia menor.
Aquí podemos encontrar firmas escaneadas, firmas en pantallas táctiles, formularios web, firmas escaneadas o credenciales de usuario y contraseña.
Firma electrónica avanzada
La validez legal de este tipo de firma es máxima, así como su seguridad. Con ella se garantiza la identidad del firmante, la integridad del documento firmado y el no repudio.
Hablamos, por ejemplo, de la firma digital, los escaneos biométricos o el certificado digital.
Las opciones de la firma electrónica
La firma electrónica ideal debe cumplir todas las exigencias legales y requisitos normativos, ofreciendo un sistema que garantice la identidad del firmante y certifique la autenticidad de los documentos firmados.
Este proceso de firma supone un importante ahorro en tareas administrativas, acelerando todos los procesos de una empresa, ya sean gestiones de personal, requerimientos legales o tramitaciones comerciales.
Software de firma electrónica
Actualmente podemos recurrir a sistemas o software electrónicos que reducen el tiempo del proceso considerablemente. El inconveniente es que debemos de instalarlo en nuestro equipo o servidor, pudiendo ser un programa pesado y complejo.
Sistema online de firma
Un sistema digital online de firma no requiere de ninguna instalación, además, cuenta con la facilidad de acceder desde cualquier sitio o lugar. Herramientas como Firma Documentos funcionan como un correo electrónico, simplificando todo el proceso de envío y recepción del documento firmado.
Una firma electrónica sencilla y segura
Cuando hablamos de una firma electrónica de máxima seguridad, lo hacemos de la firma digital. Con ella es posible la firma de documentos online mediante ese proceso sencillo y seguro: el receptor recibe el documento en su teléfono móvil y lo firma. El emisor recibe en tiempo real el documento firmado y, de este modo, se resuelve en pocos pasos cualquier intercambio, proceso o gestión. Además, el sistema certifica la autenticidad de la firma, y lo demuestra mediante el documento de trazabilidad.
