Durante muchas décadas las empresas han sido, y en algunos casos siguen siendo, un conjunto de archivadores, carpetas, papeles, documentos impresos y notas. Por suerte, los avances tecnológicos posibilitan reducir el uso de papel en la oficina y hacer uso de herramientas óptimas para la empresa, mejorando el rendimiento y apoyando la sostenibilidad. Vamos a ver cómo hacerlo para, así, poder seguir un proceso de transformación digital en las empresas.
1. Utilizar el almacenamiento en la nube
Existen diferentes sistemas de almacenamiento que permiten su almacenado y archivado online, posibilitando así su acceso desde diferentes lugares y dispositivos. Se facilita además su organización y la búsqueda de cualquier documento.
2. No imprimir documentos innecesarios
Es posible encontrarse con empresas que buscan una seguridad imprimiendo documentos. Y, así, garantizar su conservación en caso de error en el almacenaje digital. Una alternativa a ello puede ser realizar copias de seguridad en diferentes dispositivos, servidores o discos duros.
Y la sencillez para manejar documentos físicamente tampoco podría ser motivo para no reducir el uso de papel en la oficina. Existen diferentes aplicaciones que facilitan el tratamiento de todo tipo de documentos.
3. Implantar la firma digital
Muchos de los documentos impresos tienen su motivo en la necesidad de ser firmados. Sin embargo, ya existen alternativas para que los documentos sean validados en cualquier momento y lugar mediante la firma digital. Y, por supuesto sin necesidad de imprimir y almacenar documentos físicamente, y con toda la validez y las garantías legales.
4. Utilizar papel a doble cara
En casos ineludibles de trabajo con papel, conviene aprovecharlo al máximo. Y, para ello, es posible hacer uso de ambas caras tanto para imprimir como para tomar notas. Así, evidentemente, al menos ahorraremos en papel el 50% de su uso.
Ventajas de reducir el papel en la oficina
Las empresas buscan ser una oficina sin papeles no sólo por adecuarse a los tiempos. Existen unos motivos palpables que tienen como protagonistas el crecimiento de la empresa y la responsabilidad social corporativa (RSC).
Liberación de espacio
Es posible almacenar una enorme cantidad de información en dispositivos electrónicos, sin necesidad de usar mobiliario para ello. Sin elementos físicos de almacenaje y, en definitiva, sin papel, se ganará espacio para otro uso.
Ecologismo
La producción de papel supone la tala de árboles y otros impactos en la naturaleza que proceden, por ejemplo, de los transportes. Aquí, además, podríamos incluir el mobiliario necesario para su almacenaje.
Reducción de gastos
Como acabamos de decir, reducir el uso de papel en la oficina supone no necesitar la compra de elementos para su acceso, conservación y archivado. Tampoco, evidentemente, será necesaria la compra de folios, libretas, etc. cuando toda la información puede estar centralizada de manera digital. Y, si es cierto que es necesario contar con dispositivos electrónicos como ordenadores o móviles, estos son igualmente habituales de encontrar en cualquier oficina o fábrica.
Agilización de procesos
El manejo de situaciones y trámites con sistemas digitales hace que éstos sean resueltos de manera más ágil. Siempre es más cómodo trabajar con documentos cuando es posible gestionarlos todos desde un mismo dispositivo, sin necesidad de encontrarlos físicamente. Incluso, evita que ciertas operaciones no puedan ser cerradas por esa necesidad de presencia física.
¿Cuántas operaciones no se han cerrado por no poder firmar en el momento? Al final, las empresas continuamente necesitan la firma de contratos y diferentes documentos y, con herramientas como la firma digital se ofrecen todas las facilidades para culminar cualquier acuerdo.
