Cada vez son más habituales las demandas de una firma online que permita la validación de documentos al instante y desde cualquier lugar. Así han aparecido diferentes soluciones, como el sello electrónico, también conocido como sello digital, y con el que se pueden automatizar algunas operaciones.
¿Qué es el sello electrónico?
Este sello digital es un sistema de validación de documentos que es utilizado a nivel global en la empresa, ya sea como herramienta de uso en toda la corporación, para algún departamento, etc. Pero siempre, de una manera que no implique la cesión de datos personales. Siempre irá ligado a una identidad jurídica y no será necesario delegar en personas.
El sello electrónico está contemplado en el Reglamento eIDAS, y es un método amparado por la Unión Europea para operar con todas las garantías. Así, su utilización garantiza la integridad y autenticidad del documento. Sin embargo, tiene algunas diferencias con la firma digital. Más adelante las veremos.
El uso del sello electrónico
El sello electrónico debe ir asociado al certificado digital. Y, generalmente, a través de una clave privada única creada en el momento de generación del sello, queda totalmente asociado el mismo con el documento donde fue aplicado.
Pueden solicitarlo empresas, entidades u otras personas jurídicas, y sirve para todo tipo de trámites empresariales como presupuestos, facturas, nóminas, contratos, entregas, recibos, etc.
Diferencias entre sello electrónico y firma electrónica
La principal diferencia es que el sello digital de empresa es creación y uso por una persona jurídica, mientras que la firma digital hablaríamos en cualquier caso de una persona física.
Esto, como hemos comentado, va a suponer que las empresas puedan operar sin necesidad de contar con datos personales.
Sin embargo, existe una gran desventaja del sello respecto a la firma. Con la firma digital pueden realizar gestiones tanto las personas jurídicas como las empresas. Es decir, contando con ella, pueden aprobar documentos tanto las empresas como clientes y/o cualquier tercero implicado.
El sello electrónico público
Por otro lado, los sellos electrónicos emitidos por las administraciones públicas sirven para autenticar una gestión administrativa de manera automatizada. En este caso, para organismos o entes de la administración e, igualmente, sin necesidad de aportar datos sobre una persona física.
Como conclusión, podemos decir que los sellos digitales son como los sellos tradicionales de tinta que toda empresa posee o poseía, y que sirve para validar documentos mediante su estampación. Sin embargo, con la transformación digital que buscan las empresas, ese sellado se realiza de manera telemática, en cualquier momento y parte del mundo.
