La digitalización de empresas supone muchas oportunidades. Crecer como compañía y aumentar la competitividad son algunas de ellas. En este contexto, la firma puede ser una de las herramientas fundamentales. Así, los usos de la firma digital para las empresas pueden ser múltiples, ofreciendo una gran cantidad de posibilidades.
Qué es la firma digital
Antes de explicar este tipo de firma electrónica, es importante saber en qué consiste. La firma digital es un proceso criptográfico que permite a un usuario firmar electrónicamente un documento, y que éste sea registrado con las garantías de autenticación, integridad, confidencialidad y no repudio.
¿Por qué usar la firma digital?
Existen muchos motivos para implementar un software de firma digital. Los beneficios son para la empresa y para la otra parte interesada, y pueden resumirse de la siguiente manera:
Agilidad
Es un proceso rápido, y que da la posibilidad de firmar un documento de manera inmediata, sin necesidad de que coincidan en tiempo y lugar las partes implicadas para que puedan sellar un acuerdo.
Productividad y ahorro
La sencillez del proceso de firma permite emplear recursos en la realización de otras tareas. Además, posibilita el ahorro en mobiliario, papel y más material para incluso poder llegar a ser una oficina sin papel.
Seguridad
La firma digital de documentos tiene unas características de confianza y legalidad que superan incluso a las de la firma en papel. Y hablaríamos de un sistema de firma totalmente válido ante cualquier proceso judicial.
Principales usos de la firma digital
Estas ventajas comentadas pueden ser especialmente aprovechables en ciertas tareas. Veamos cómo usar la firma digital.
Acuerdos con proveedores
Es habitual que las empresas no dispongan de demasiado tiempo. Por ello es necesario contar con herramientas que supongan un ahorro en recursos inmateriales para ambas partes. Y es aun más importante en el actual mundo globalizado, donde los negocios y acuerdos caben entre empresas y empresas que pueden encontrarse a miles de kilómetros de distancia. Incluso en diferentes continentes.
Ejemplos de uso:
- Importaciones
- Exportaciones
Cierre de ventas
Con la firma digital se evitarán muchos momentos de duda, permitiendo completar operaciones con clientes. Unas situaciones que pueden darse tanto en tiendas online como en locales físicos. Las grandes ventas suelen estar detrás de una firma, incluso podríamos hablar de algún negocio esencial para la empresa y que no podríamos permitirnos perderlo.
Ejemplos de uso:
- E-commerce
- Domiciliaciones y financiaciones en tienda
Departamento de Recursos Humanos
Es fundamental, tanto en el proceso de selección, como en diferentes documentos necesarios en cualquier etapa, contar con la aprobación del empleado. De esta manera la resolución de cualquier conflicto laboral será muy sencillo.
Ejemplos de uso:
- Firma de contratos de trabajo
- Prevención de riesgos laborales
Otros usos de la firma digital
Es muy habitual este sistema de firma de documentos en el sector bancario, así como en servicios de mensajería. Y, en definitiva, la firma digital es solución para cualquier proceso que pueda requerir de una aprobación en forma de rúbrica, ya sea con el objetivo de acelerarlo o de aportar en él una garantía legal.
