Podría decirse que la firma es necesaria para el cierre de cualquier gestión y operación. Al menos, siempre que se quiera contar con la legalidad. Es un asunto, más que recomendable, necesario para eludir problemas. Llegados a este punto, y para evitar la presencialidad para firmar, es habitual acudir a las nuevas tecnologías. Y es entonces cuando conviene aclarar la dudosa validez de la firma escaneada. Es una solución que puede resultar sencilla, pero conviene comentar sus diferencias con la firma digital.
La validez de la firma manuscrita escaneada
Su valor es más que dudoso y quedará a interpretación. De hecho, puede considerarse que una firma escaneada no es válida ya que se estima fácilmente manipulable. Es decir, podría ser utilizada de forma inconveniente, no garantizándose los principios básicos de las firmas enviadas digitalmente:
– Autenticación: No se puede probar que la persona que adjunta la firma es la indicada.
– Integridad: No se puede probar que el documento firmado no ha sido manipulado en los envíos.
– Confidencialidad: No se puede asegurar la privacidad del documento firmado, sus componentes y sus participantes.
– No repudio: No se puede probar que las partes han recibido los documentos firmados.
De hecho, no se genera código alguno que relacione la rúbrica con el documento. Algo necesario para firmas realizadas de manera electrónica y no manuscrita. Estaríamos ante una firma fácilmente replicable, objeto de ser plasmada y enviada por cualquiera.
Estaríamos ante un firma digitalizada, y cabe recordar que no es lo mismo una firma digital que una firma digitalizada. Esta última no alcanzaría los niveles de seguridad, legalidad y validez.
Ley de firma electrónica
Los tipos de firma electrónica y su validez están reguladas bajo el Reglamento eIDAS de la Unión Europea. Así, podíamos habla de una firma electrónica simple. Y una firma que, ante cualquier proceso legal, deberá ir acompañada de evidencias de que ha sido realizada, escaneada y adjuntada en el archivo correcto por la persona indicada.
Diferencias con una rúbrica en el acto
Como vemos, queda más que en duda la validez de la firma escaneada. Y cabe recordar que es diferente una firma manuscrita, realizada y archivada in situ. En este último caso, no habría envíos ni intermediarios entre las partes, y la presencialidad y un documento nacional de identidad bastarían para demostrar ser la misma persona que debe firmar.
Alternativas a la firma escaneada
Cuando dudamos de la validez de la firma digital escaneada, es porque seguramente existe la necesidad de trabajar con la firma de documentos a distancia. Para ello existen diferentes sistemas y softwares de firma digital que garantizan su validez y que servirían ante cualquier proceso legal. Además, éstos pueden ofrecer unos métodos de firma que incluso ganan en comodidad a la firma escaneada
Es el caso de Firma Documentos, un software de firma digital con el que es posible realizar envíos de documentos para que sean firmados por el receptor, ya sean clientes, proveedores, colaboradores, empleados, etc. La rúbrica, podrá ser solicitada mediante un enlace, con certificado electrónica o con firma OTP. Incluso será posible instalar una aplicación de firma digital para que los documentos puedan ser aprobados en el mismo lugar de la manera más cómoda. De igual forma, con este software, todos los documentos firmados quedarán organizados en el gestor documental, para que siempre se pueda acceder a ellos con facilidad.
