La transformación digital en las empresas es un proceso al que cada vez más empresas se ven obligadas. La sociedad y las tecnologías avanzan de la mano, y no tiene sentido aplazar su acondicionamiento a ellas. Es fundamental hacerlo, sin eludir, entre otras herramientas, la utilización de la firma digital en la empresa.

Realmente, la firma de documentos supone un duro reto para todo tipo de compañías. La gestión documental es una tarea tediosa, que no es fácil de coordinar, y que cualquier empresa debe realizar con trabajadores, distribuidores, colaboradores, administradores, etc. Tantos protagonistas que multiplican la complejidad de esta labor.

El modo de firmar tiene tanta importancia que vamos a hablar de las ventajas más importantes de utilizar sistemas de firma digital en la empresa.

Ahorro de tiempo en la gestión documental

Enviar y recibir un documento firmado, sin depender de escáneres, fotocopiadoras o envíos postales, es posible con los sistemas de firma digital. Todas estas complejas operaciones se ven reducidas a algo tan sencillo como enviar un sms o un correo electrónico. Además, el hecho de prescindir de la presencia física del firmante hace que, una tarea que consecuentemente podría alargarse varios días o semanas, se desempeñe en minutos.

Además, como detallaremos más adelante, la integridad del documento y seguridad legal sigue siendo la misma o incluso mayor que con la firma tradicional. Todo el proceso queda absolutamente rastreado mediante el documento de trazabilidad.

Acelerar todas estas gestiones supone un punto de inflexión en cualquier empresa, lo que significa un ahorro en labores y recursos administrativas.

Ahorro en costes y recursos administrativos

Podemos afirmar que vamos a ahorrar con la firma digital. Y no es únicamente una cuestión de economizar en recursos reprográficos o en cantidad de papel, sino que también hay que valorar los gastos derivados de horas trabajadas por los empleados desempeñando estas tareas.

Un sistema de firma digital de documentos, además, no sólo economiza costes internos de gestión, horas de personal o material. También supone una ventaja que agiliza las relaciones comerciales, como detallaremos en el siguiente punto.

Agiliza los trámites administrativos

Es posible simplificar los trámites administrativos, acelerando el proceso comercial con los clientes, simplificando las relaciones laborales con los empleados, o gestionando tramitaciones documentales con colaboradores o distribuidores. En definitiva, la firma digital en la empresa supone un importante aumento de la productividad. Además, simplificar el proceso disminuye el riesgo de caer en un error administrativo.

Eficiencia en el almacenamiento y ordenación documental

Gestionar y almacenar los documentos en la nube cómodamente no sólo ayudará a ganar en orden, también en eficacia. Los servicios CLOUD son una gran ventaja con la que es posible acceder a los documentos desde cualquier lugar y en el momento elegido. Además, convierte en sencillo el disponer de todos los documentos ordenados, en un mismo sitio y de manera segura.

Además, con un sistema de firma digital para empresas  no habrá necesidad de contratar un servicio CLOUD adicional, ya que el sistema almacena de manera segura todos los documentos (firmados, rechazados o enviados). Como el sistema de Firma Documentos, que cuenta con protocolos de seguridad SSL y encriptado de datos, siendo un sistema totalmente fiable.

Sostenibilidad con el medio ambiente

Los sistemas sostenibles con el medio ambiente no sólo contribuyen a mejorar nuestro entorno, también son una apuesta de futuro a largo plazo. Contar con este tipo de servicios nos muestra como una empresa moderna y consciente con la situación actual, ya que contribuyen de manera directa al cuidado del medio ambiente, disminuyendo los recursos y reduciendo el uso de papel en hasta un 90%.

Del mismo modo que el sistema de firma digital en la empresa supone un ahorro en los recursos. Favorece una gestión energética eficiente, disminuyendo gastos innecesarios tanto para la compañía como para el medio ambiente.

Legalidad y transparencia 

Disponer de todos los documentos de las relaciones laborales, legales y comerciales supone una garantía legal que facilita la transparencia. También ayuda a una correcta gestión de los archivos de la empresa. La firma digital es tan fiable y segura como una firma manuscrita, ya que permite disponer de todo el proceso sellado en el tiempo, donde veremos cada paso que se ha realizado hasta la firma y el envío del documento.

Seguridad en la integridad: documento de seguridad y trazabilidad

Es muy importante comprobar que el sistema sea seguro. Por ejemplo, si el sistema es online, debemos comprobar si dispone de certificados SSL, o certificados de seguridad. Además, es clave revisar que el sistema de envío sea completamente seguro. Y que cumpla con la ley de firma electrónica de la Unión Europea.

Cómo conseguir la firma digital en la empresa

Existen diferentes sistemas para la firma digital en la empresa. Y, como venimos viendo, el sistema Firma Documentos es fiable e invulnerable. No sólo certifica la autenticidad de la firma, sino que también verifica la invulnerabilidad del documento, demostrando que en ningún momento del proceso el documento se ha podido modificar. Además, cuenta con el documento de trazabilidad, donde quedará registrada toda la actividad, garantizando la integridad del documento y sellando todo el proceso en el tiempo.