En muchas ocasiones, consumidores y empresas se muestran reticentes a la firma digital de documentos. Principalmente, por preocupación sobre la seguridad de sus datos. En el pasado, no existían soluciones y la única manera de firmar los documentos era con papel y bolígrafo presencialmente. Pero la tecnología proporciona otras alternativas, como la firma digital. Así, es posible solicitar y enviar la firma desde cualquier lugar, y los documentos siempre estarán protegidos por el documento de trazabilidad. Una propiedad que tiene una serie de ventajas y garantías que veremos más adelante.
¿Qué es el documento de trazabilidad?
El documento de trazabilidad es un registro que se genera para recoger toda la información sobre los cambios que se produzcan en un escrito. Esto servirá tanto para para reflejar los datos modificados del mismo, como para plasmar cualquier proceso de firma digital. Es una herramienta clave para la seguridad documental de las empresas y garantiza cualquier proceso de envío y firma de documentos online, validándolo para cualquier proceso legal.
La importancia del documento de trazabilidad
Seguridad jurídica
El documento de trazabilidad permite cumplir con la máxima seguridad jurídica enmarcado dentro de los estándares del reglamento de la Unión Europea Nº910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza (Reglamento eIDAS). En el documento quedarán recogidas todas las evidencias digitales que se han producido durante el proceso de firma, siendo válido ante cualquier tribunal de justicia como prueba legal.
Evidencias del proceso de firma digital:
Información del envío
- Asunto: El asunto que ha especificado el emisor cuando mandó el documento para su firma.
- Emisor: Quién es el que envía el documento.
- Destinatario: A quién es enviado el documento. Aparecerá el número de teléfono móvil si el código de documento se lo ha enviado por este medio y, si no, aparecerá el correo electrónico.
- Código de envío: Combinación de 6 caracteres que han sido enviados al destinatario por SMS o por email, y que le permite acceder en la aplicación móvil a visualizar el documento, adjuntar documentación complementaria si se requiere, y firmarlo.
- CRC MD5 del documento: Código alfanumérico del documento que sirve como código de identificación del mismo. Es único, intransferible e inmodificable para cada uno de los documentos que son enviados a través de la plataforma.
- Enviado: Fecha y hora en la que el documento ha sido enviado.
- Estado del documento: Situación en la que se encuentra la firma de este documento. Puede estar firmado, pendiente, caducado o rechazado.
Trazabilidad del proceso
Se detallan las diferentes fases o acciones por las que ha pasado el envío del documento. En cada fase o acción se especifica la dirección IP, la fecha y hora exacta en la que se ha producido la acción, y el lugar donde se concreta el modelo de teléfono móvil y su sistema operativo. Es decir, no habrá posibilidad de que el documento sea manipulado sin quedar constancia de ello.
El documento de trazabilidad y el sellado de tiempo
La Autoridad de Sellado de Tiempo garantiza a todos los usuarios que el documento no ha sido modificado a partir de cierto momento. Esto podría tener especial interés después de la firma digital. Este sellado, y el documento de trazabilidad con el que contaríamos con la fecha y horas exactas de cada acción previa a él, es muy importante. Fundamental en las transacciones realizadas de manera online, ya que otorga toda la confianza para enviar documentos para ser firmados de manera digital.
En Firma Documentos…
Este documento se obtiene por envío dentro del propio sistema de Firma Documentos de forma instantánea, pudiéndose guardar en múltiples formatos e imprimirlo.
Firma Documentos actúa como un ente verificador y como tercero de confianza, garantizando a los usuarios máxima seguridad legal, jurídica y administrativa, certificando la autenticidad de los documentos firmados. Con su Certificado de trazabilidad de Firma Documentos (C.T.F.D) consigue que la firma digital sea incluso más segura que la manuscrita. Y mucho más que una firma escaneada y enviada.
