Si deseamos avalar que un documento ha sido efectuado por una persona u organización, y darle validez jurídica, deberemos estampar la firma en el mismo, ya sea de manera digital o física. En cualquiera de los casos, se debe acreditar la autoría, asegurar la integridad del documento, certificar que no se haya modificado durante el proceso, y que, al mismo tiempo, el autor no haya podido rechazar la recepción del documento. Es decir, debemos actuar bajo la Ley de firma electrónica.

La firma electrónica puede y debe cumplir todas las garantías de una firma manuscrita, pero en el mundo online. Así, un documento firmado digitalmente, tendrá la misma validez legal que uno firmado físicamente.

La firma electrónica en España está regulada por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, que regula

«determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza». Una firma, que ya era definida en la Ley 59/2003: “La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”.

Además, esta Ley de firma electrónica se basa en el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, que trata la «identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas». En definitiva, el proceso de firma electrónica debe cumplir una serie de requisitos para que, de este modo, sea totalmente válida.

1. Autenticación

Es imprescindible que el método de firma electrónica asegure y acredite de algún modo la identidad del individuo. Existen diferentes formas de realizar la firma, como con un certificado o mediante un código. En cualquiera de los casos, se deberán recoger los elementos digitales necesarios, donde podríamos encontrar documentos electrónicos, dispositivo, IP, ubicación, etc.

También será posible un proceso de firma manuscrita electrónica donde el firmante estampa, literalmente, su firma de su puño y letra y en formato digital, en el documento. La identidad podrá comprobarse como datos biométricos o datos que identifiquen de algún modo a la persona. Así, siempre que el dispositivo lo permita, el sistema podrá recoger la información sobre la presión e inclinación ejercida al estampar la firma.

2. Integridad

El sistema de firma digital debe garantizar que en todo el proceso del envío no sea posible manipular dicho documento. De este modo, se asegura que lo aprobado es lo que realmente se quería firmar online.

Existen diferentes métodos para garantizar la integridad la firma electrónica, como el algoritmo de reducción criptográfico MD5, que comprueba que el archivo no haya sido modificado en todo el proceso. Es el sistema utilizado utilizado por Firma Documentos.

3. No repudio

Cualquier sistema válido debe probar la participación de todas las partes implicadas en el proceso de firma online, de manera que sea posible garantizar la irrenunciabilidad del mismo.

Existen dos tipos de escenarios en un “no repudio”:

• De origen: El emisor del documento no puede negar que envió el documento para ser firmado digitalmente.
• De destino: El receptor no puede negar que recibió el documento para ser firmado.

4. Acreditación del proceso

Como venimos viendo, hay que garantizar la integridad del documento y la invulnerabilidad de la firma durante todo el proceso. Eso puede realizarse con un informe, como el documento de trazabilidad: un archivo adjuntado al envío, el cual certifica que todo el proceso de firma ha sido totalmente legal, y donde se registrarán todos los cambios realizados.

5. Sistema seguro y encriptado de datos

Toda herramienta debe garantizar la seguridad de los datos tratados durante el proceso. Por eso, es imprescindible que el sistema cuente con una encriptación o cifrado de datos. De lo contrario, además de no cumplir con la confidencialidad, estaríamos incumpliendo la RGPD.

Los sistemas de encriptado permiten que, durante todo el proceso de envío, el contenido del mismo sea totalmente ilegible. Lo será hasta la recepción del usuario indicado.

¿Un sistema de firma digital seguro y legal?

Existen diferentes softwares de firma digital que atienden a la ley de firma electrónica. Como Firma Documentos, que permite el envío de documentos para firmar a cualquier destinatario y parte del mundo. Puede hacerse de manera rápida y segura desde la app de firma digital o mediante el envío por otras vías online. Siempre con garantías. Regístrate y consigue la firma digital gratis con 5 envíos. Además, nuestro equipo te ayudará a implementarla en tu empresa según las necesidades.