A lo largo de la historia, las empresas que han conseguido adaptarse a las necesidades de la sociedad, que han atendido sus demandas, han sido las que han sobrevivido y han conseguido mejores resultados. Por ello se puede esperar a definitivamente quedar obsoletos, o estudiar ya cómo digitalizar una empresa y llevar un plan a cabo.

¿Qué es digitalizar una empresa?

Digitalizar una empresa es un proceso por el cual se integrar herramientas digitales en los procesos de la empresa en diferentes ámbitos. A través de ello se encontrarán nuevas formas de éxito a todos los niveles, y de manera global. Lo será tanto en lo referente a la organización empresarial, como a lo que se le puede ofrecer a los clientes.

Y no bastará con implementar una o varias herramientas digitales aisladas, sino que la cultura empresarial de la empresa deberá estar en el contexto digital. Y es independientemente de si hablamos de digitalizar una pequeña empresa, una pyme o una gran empresa.

Pasos para digitalizar una empresa

Cuando hablamos de cómo digitalizar una empresa, hay que tener muy presente en concepto de “integrar” en la empresa. Eso significa que habrá que seguir una serie de procesos para completar un cambio general, lo conocido como “transformación digital”.

Analizar situación

Lo primero a realizar para digitalizar una empresa es conocer el estado de ella, de la competencia, de los potenciales clientes y, en definitiva, de todo el entorno que pueda influir. A partir de ahí, será más sencillo establecer objetivos. Y posteriormente plasmar una estrategia digital para cumplirlos.

Marketing digital

En toda digitalización de empresas es clave su inversión de marketing alineada con los objetivos digitales. En este paso, tiene especial importancia una planificación estrategia, con acciones a realizar y objetivos a cumplir. Así, habrá que definir los canales y el tipo de esfuerzo a realizar. Y, por suerte, lo digital suele ir de la mano de exactitud, pudiendo así medir con gran cantidad de datos las acciones realizadas.

Elimina el papel con herramientas digitales

Digital y analógico son antónimos, y por lo tanto hay que tratar de eliminar al máximo el uso de papel, llegando de llegar a ser una oficina sin papeles. Para ello existen multitud de herramientas que permiten sustituir el papel por archivos digitales. De esta forma es posible llevar tareas de administración, bases de datos e incluso es posible cerrar procesos con la firma digital de documentos.

Uso de CRM

Los datos son clave en una empresa, y para saber aprovecharlos al máximo es necesaria una herramienta que los centralice, organice, compare, etc. Un CRM cumplirá esos objetivos con la gestión de clientes y, sin duda, su utilización podrá hacer crecer las ventas de manera determinante.

Automatizar tareas

Los datos, ya sean de clientes o de otro ámbito, permitirán poder realizar acciones de manera automática. Esto permitirá ahorrar tiempo y, bien realizado, asegurar un alto porcentaje de éxito. Además, puede permitir la actividad de la empresa en un horario más amplio y, en la mayoría de los casos, ahorrar costes.

Abrir canales digitales

Aunque podemos incluirlo dentro del marketing digital, cabe explicarlo invididualmente por la popularidad de estas herramientas y su importancia. Hablamos de redes sociales (canales que vayas a cuidar, estrategia, contenido adecuado para cada red), web, eccomerce: vender más allá del barrio, del municipio, incluso de país. En cualquiera de los casos, no tiene sentido abarcar más de lo posible por recursos. Conviene centrarse en los canales que realmente vayan a ser cuidados y que aporten a la empresa.

Perfiles especializados y formación

La digitalización de una empresa sólo será posible si hay empleados familiarizados con herramientas digitales. Además de que tengan curiosidad por la innovación y las nuevas tendencias. Cualidades que, si cabe, deberán impregnar más en el director de transformación digital, quien deberá guiar el cambio, asentarlo y buscar continuamente nuevas alternativas. Además, para facilitar la digitalización, es conveniente preparar a los empleados para estas herramientas y para la cultura que se quiere integrar en la empresa.

¿Por qué digitalizar tu negocio?

Ya sabemos como digitalizar una empresa, y ahora es momento de comentar cuáles son los beneficios de realizar esa transformación. La digitalización empresarial facilitará el día a día en las empresas y ayudará a conseguir el éxito (rentabilidad).

Medición: para crecer es muy importante medir, y con las herramientas digitales esta tarea será mucho más sencilla de realizar.

Crecimiento: es una consecuencia de la medición. Además, la digitalización permite explotar nuevos entornos donde actuar.

Reducción de costes: todo cambio necesita de una inversión inicial, pero la digitalización permitirá ahorrar recursos en procesos que anteriormente se hacían de manera analógico.

Aumento de productividad: las herramientas digitales facilitan y simplifican las tareas, y eso se traduce en un mejor aprovechamiento del tiempo.

Flexibilidad con empleados, clientes y colaboradores: la digitalización rompe barreras y, de esta manera, es posible llegar de diferentes formas a los interesados. Así es posible el teletrabajo, la firma digital de contratos, etc.

Aumento de ventas: las herramientas digitales ofrecen inmediatez y evitan la necesidad de presencialidad. No será necesario espera o transporte alguno para firmar ventas y acuerdos. Además, una empresa digitalizada podrá manejar datos que le harán saber a qué potenciales clientes debe dirigirse.

Imagen de marca: la empresa será relacionada con la innovación, la modernidad, el esfuerzo por mejorar y una serie de valores que repercutirá positivamente en su éxito.

Visión de futuro: en definitiva, digitalizar una empresa será un requisito de supervivencia. Y será necesario que los cambios sean constantes, con atención a las tendencias y sin miedo a la innovación. Será importante anticiparse a la competencia, ya que podrá ofrecer una vital ventaja competitiva.

Para finalizar, cabe recalcar que la transformación digital sólo existe aplicando cambios de manera integral en la empresa. Y no, ¡trabajar con internet en una oficina no es sinónimo de digitalización! Tampoco el simple hecho de hacer uso del email, o tener una página de Facebook para mejorar la imagen de marca. En estos casos hablaríamos de unos mínimos, mientras que la digitalización de una empresa es un proceso mucho más transversal.