Es habitual hablar sobre cómo la transformación digital está cambiando nuestro día a día. Pero la digitalización de empresas es un hecho que está viviendo un crecimiento aun mayor. Y, la empresa que no se sube a ese tren, está condenada a quedar totalmente obsoleta.

Podríamos no parar de comentar sobre los beneficios de la digitalización de la empresa, pero es mejor centrarnos en las claves. Analizaremos directamente el motivo por el que volverse empresas digitales puede ser un impulso necesario. Incluso una obligación. Después veremos cómo hacerlo realidad.

 ¿Por qué ser empresas digitales?

Las ventajas de ser digital son infinitas. Es evidente que el universo multidispositivo está disparado y, actualmente, tener presencia en móviles y otros dispositivos digitales es esencial para formar parte del ecosistema digital. En la siguiente infografía te enumeramos las mayores ventajas sobre la digitalización de la empresa:

El kit para digitalización de empresas

Ser digital conlleva la utilización de diferentes medios digitales. Será un mínimo para formar parte de las empresas digitales. Estas herramientas facilitarán el trabajo, y algunas incluso ofrecen la posibilidad de un trabajo multidispositivo.

Te presentamos una lista con algunas de las herramientas fundamentales para trabajar de manera digital:

1. Google Workspace

Google Workspace nos ofrece un conjunto de herramientas muy potentes, que nos darán facilidades de organización de tareas, comunicación con otras personas, gestión documental, intercambio y almacenamiento de archivos. Y muchas más facilidades para el día a día de trabajo. Algunas de las soluciones que nos ofrece son:

• Google Drive: La nube de Google, para almacenar todo tipo de archivos o documentos y compartirlos fácilmente con cualquier persona.
• Google Calendar: Un calendario donde organizar equipos, tareas, avisos, etc.
• Hangouts: Para poder hacer videoconferencias y comunicarse fácilmente en teletrabajo.
• Google Forms: Crea formularios fácilmente para campañas de marketing, fiabilidad con el cliente, estudios de mercado, etc.

2. Google My Business

Tener presencia en internet, sin la necesidad de disponer de una página web, es posible con este servicio que nos ofrece Google My Business. Aquí podremos disponer de un perfil muy completo en Google, con información de la empresa, nuestros servicios y productos, horario comercial, reseñas de clientes, geolocalización, imágenes, novedades, etc.

Esta herramienta es ideal para pequeñas empresas y PYMEs, ya que pueden llegar a su público objetivo de manera muy sencilla, y tener visibilidad en internet sin disponer de unos conocimientos técnicos muy elevados.

3. WeeTransfer

Las posibilidades que nos ofrece WeeTransfer para enviar archivos de gran tamaño son enormes. Fácilmente, y en muy poco tiempo, es posible subir el archivo y enviarlo directamente a otra persona. Se realiza desde su web, online, y sin necesidad de descargas o instalaciones.

4. CRM y ERP:

Un sistema CRM permite agilizar tareas fundamentales en las relaciones con el cliente, y son, sin duda, un punto de inflexión a la hora de mejorar nuestra infraestructura digital. Entre otras cosas, un CRM permite:

• Controlar ventas y producción.
• Gestionar campañas de marketing.
• Servicio de atención al cliente.

Un ERP, en cambio, es un sistema que planifica recursos empresariales y permite controlar todos los ámbitos de la empresa. Además posibilita centralizar acciones y conectar todos los departamentos de una entidad. Las mayores ventajas de un ERP son:

• Integraciones ERP con otros software digitales empresariales.
• Software de gestión documental.
• Comunicación interdepartamental.

5. Firma Documentos online

La firma digital en una empresa que puede tener importantísimos beneficios para mejorar la efectividad en los procesos internos. Y hablamos tanto de procesos administrativos como de procesos comerciales.

Servicios como Firma documentos, además, permiten mejorar la gestión documental de manera digital y organizada, siendo un gran aliado para el departamento de RRHH.

6. Control horario laboral

En España, el registro horario en las empresas es obligatorio desde el 12 de mayo del 2019. Y para muchas empresas esto supuso un reto, ya que es complicado establecer métodos para todos los trabajadores. Puede que incluso muchos trabajen en movilidad constante, en diferentes centros de trabajo, en turnos aleatorios, teletrabajo, etc.

Control Laboral es uno de los sistemas que permite registrar la jornada fácilmente. Cuenta con diferentes soluciones, tanto para trabajadores en movilidad como en centros de trabajo, con aplicación, dispositivos de fichaje QR o RFID, máquina, integración y más soluciones. El sistema genera los informes legales necesarios en caso de una inspección de trabajo, y los almacena en la nube de manera automática.

7. Otras herramientas fundamentales

En un panorama cada día más digital, disponemos de un abanico muy extenso de herramientas que pueden ayudarnos mucho en el día a día. Algunas de las mejores son:

• Trello, que permite gestionar proyectos con equipos de trabajo.
• Asana, para mejorar la comunicación y colaboración de equipos.
• Mailchimp, para crear campañas de mailing o establecer comunicaciones con clientes.
• Whatsapp Business, fundamental para tener presencia empresarial en el chat más importante.

Algunas de estas herramientas seguro que ayudarán en el proceso de digitalización de empresas. Esta transformación digital empresarial es ya el día a día, y por eso es importante estar actualizado constantemente y ofrecer la mayor comodidad a empleados y clientes. ¡Por un mundo más digital lleno de ventajas!

Ventajas de la digitalización de empresas

Productividad

La digitalización de las empresas facilita la realización de diferentes tareas de los empleados. Las herramientas digitales ofrecen unas posibilidades para diferentes procesos, y esto supone que los trabajos puedan hacerse con menos recursos. Consecuentemente, se verá reflejado en la rentabilidad.

Ahorro en costes

La digitalización simplifica esos procesos que acabamos de comentar, pudiendo integrar en diferentes softwares una cantidad de información prácticamente infinita. Esto hace posible ahorrar en diferentes ámbitos. Y el material de oficina y el mobiliario son ejemplos claros de este ahorro.

Seguridad

Con la digitalización es más sencillo mantener los documentos ordenados, dificultando a la vez su extravío. Además, los documentos encriptados y los procesos de doble autenticación, dificultan que alguien sin permiso pueda acceder a cierta información. Aquí, cobra especial importancia la ciberseguridad.

Sostenibilidad

Ese ahorro en materiales que comentábamos anteriormente, repercute positivamente en el medio ambiente. No será necesario consumir tantos recursos, por ejemplo, en materiales o en energía para transportes. Incluso será posible llegar a ser una oficina sin papeles.

Si quieres comenzar esa digitalización en empresa, puedes comenzar con probando la firma digital y el gestor documentan online de Firma Documentos. Una prueba con la que poder realizar 5 envíos de documentos para su firma digital gratis.