Las compañías manejan una cantidad de documentos que puede llegar a ser incalculable. Facturas, contratos, informes, presupuestos, currículums, manuales, proyectos, planes, inventarios y un largo etcétera. Esto exige una gestión documental en la empresa que sea óptima y eficiente. De lo contrario, se incurriría en riesgos innecesarios.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de prácticas y procesos que una empresa, o cualquier individuo u organización, utiliza para tratar el conjunto de documentos generados y recibidos, y así confirmar una correcta organización de esos archivos y la seguridad de los mismos. De esta forma, la consecuencia principal será un flujo de trabajo eficiente.
Procesos de gestión documental en la empresa
Tradicionalmente, los métodos analógicos han sido los protagonistas. Acumulando papeles, carpetas y archivadores en estanterías y cajones. Ahora, dado el protagonismo de la transformación digital, la gestión documental en la empresa se realiza con otras herramientas, llegando hasta softwares de gestión documental. El proceso sería el siguiente.
– Captura de documentos: podemos incluir tanto los documentos recibidos, como aquellos generados por la propia empresa. Incluidos los que han podido ser escaneados para su digitalización.
– Indexación: a esos documentos se los asignarán metadatos para facilitar su clasificación y búsqueda. Hablaríamos de tipo de documento, fecha, participantes, contenido, etiquetas, etc.
– Almacenamiento: hay que concretar la ubicación y la estructura para guardar esos documentos. Y podríamos encontrar tanto un almacenaje en servidores locales como la gestión documental en la nube. O una combinación de ambos.
– Acceso: se deben implementar sistemas de búsqueda para que sea sencillo el acceso a ellos. Acotando a las personas indicadas, como veremos más adelante. Y tendrá relevancia la indexación anteriormente comentada.
– Distribución: en la gestión documental de la empresa también forma parte el envío de esos documentos a las personas y/o departamentos oportunos. En algunos casos será necesario y se podrá hacer de manera automática.
– Conservación y eliminación: en ocasiones, más que por pura utilidad, será necesario mantener el acceso a cierta documentación para cumplir con las normativas. Y, a su vez, hay que conocer cuándo algunos archivos deben destruirse por motivos similares.
En todo este flujo, será necesario garantizar la seguridad de los documentos, incluso con auditorías que midan esos niveles de protección y propongan mejoras. Y siempre es recomendable realizar un seguimiento para comprobar que todas las fases funcionan correctamente.
Riesgos de no realizar una correcta gestión documental
Prescindir de estos procesos puede tener unas consecuencias importantes para la empresa:
- Posible pérdida de documentos
- Demora en la búsqueda
- Problemas de legalidad
- Duplicidad
- Costes innecesarios
- Caos empresarial
- Deficiencias en la imagen
Conseguir un gestor documental
Existen diferentes herramientas que facilitan la gestión empresarial en las empresas. Posibilitando un sencillo, eficaz y seguro acceso a los documentos. Una de ellas es Firma Documentos, que cuenta con una gestión documental en su sistema de firma digital. Y es posible contar con una prueba de ella y de gestión documental gratis.
