El universo Google es un gran ejemplo de desarrollo tecnológico para facilitar los procedimientos a empresas y particulares. En sus últimos avances han continuado cumpliendo las demandas de la sociedad y la transformación digital. Así, llegamos a la implementación de la firma electrónica en Google Docs. Ese editor de texto que, pese a ser online, no se diferencia mucho de Microsoft Word.
La firma electrónica de Google Docs
Google ya ofrece la posibilidad de firmar y solicitar firmas en Documentos, también conocido como Google Docs. Para ello hay que operar con la firma electrónica, una opción que se realizará a través de la herramienta eSignature. Aunque, por ahora, existen diferentes restricciones y tan sólo se encuentra en una fase Beta.
Se pretende así que todo usuario pueda validar un documento, en cualquier instante, independientemente de dónde se encuentre y sin necesidad de desplazamientos. Una opción que, pese a las demandas, ha llegado de manera tardía. Seguramente, por la complejidad de su implementación, la cual ya dominan las empresas dedicadas exclusivamente a la firma digital.
¿Cuándo estará disponible?
La funcionalidad y su estado se encuentran publicados en Próximos lanzamientos de Workspace. En esa página se cita la “Firma electrónica para Documentos”, y la colocan en un estado de “En desarrollo”. Y detallan que “esta nueva función permite a los usuarios solicitar y añadir de forma electrónica firmas legalmente vinculantes desde Documentos”, citan.
No se sabe cuándo publicarán esta herramienta de manera definitiva, dejando atrás la versión Beta. Sí que sabemos que, según El Español, ya llevan probando esta funcionalidad desde 2022, y en agosto de 2023 ya han considerado oportuno que sea probado por algunos usuarios.
¿Cómo gestionar la firma de un Documento de Google?
Para que sea posible añadir una firma electrónica en Google Docs, será necesario hacer uso de la citada herramienta eSignature. Después habrá que completar unos pasos.
Insertar firma
En un documento propio, creado en primera persona, deberemos dirigirnos a “Herramientas” y “Firma digital”, y se nos abrirán unas opciones para firmar, debiendo rellenar los campos de “Firma”, “Iniciales”, “Nombre” y “Fecha de firma”.
Solicitar Firma
A través de ese panel lateral, hay que clicar en “Solicitar firma”. Tras ello, hay que titular el archivo PDF generado e ingresar el email del firmante. El destinatario recibirá una notificación para poder firmar.
Este destinatario deberá abrir el documento, clicar en el campo de la firma electrónica, añadir el nombre completo e iniciales, y aceptar y firmar. Y, por último, seleccionar “Marcar como completado”, y “Aceptar y continuar”.
Tras esta firma, las dos partes recibirán un correo electrónico en el que se ratificará la firma, y se podrá acceder al Documento actualizado en los archivos adjuntos del propio email, y en Drive.
También conviene recordar que es posible rechazar esta solicitud de firma electrónica de Google Docs.
¿Quién puede usar la firma de Google?
Como hemos citado, la firma de documentos de Google Docs se encuentra en versión Beta. A esta versión tan sólo están teniendo acceso algunos usuarios elegidos aleatoriamente. El resto, puede solicitarlo a través de Google. En cualquiera de los casos, es necesario tener una subscripción a Workspace. Además, como afirman desde Google, sólo está disponible “para fines comerciales y no para fines personales, familiares o domésticos”.
Inconvenientes de la firma electrónica de Google Docs
Con Workspace y la inclusión de la firma electrónica en Google Docs, la experiencia en Google para realizar tareas será mucho más completa. Sin embargo, esta firma puede extrañar algunas opciones:
- Existen menos opciones de firma, no pudiéndose realizar con certificado digital o código OTP, entre otras.
- No disponen de una app de firma digital exclusiva.
- Es imprescindible, para solicitar una firma, que el destinatario también tenga una cuenta en Google.
- Sólo se permite solicitar una firma por documento, sin posibilidad de multifirma.
- Sólo se podrá firmar a través de un ordenador, sin posibilidad en dispositivos móviles.
Quizás en el futuro se resuelvan las incógnitas y mejoren las opciones pero, por ahora, todavía existen muchas incertidumbres acerca de qué ofrecerá Google y de si esto responderá todas las demandas. Como ya hemos citado, existen empresas especializadas en la firma digital que ofrecen diferentes opciones de firma, y aceleración de más procesos fundamentales, garantizando la seguridad y validez legal. Es el caso de Firma Documentos, y te invitamos a realizar una prueba de cinco envíos de firma digital gratis para comprobar su funcionamiento.
